Strona główna
Insights (NEW)
Blogs
Wdrozenie system do elektronicznego obiegu dokumentów – 10 kroków

Wdrożenie system do elektronicznego obiegu dokumentów – 10 kroków

image

Wiele organizacji łączy procesy obsługiwane w formie papierowej z cyfrowymi.

Bardzo często wynika to z tego, że aplikacje, które wykorzystuje obecnie firma zostały wdrożone z myślą o zaadresowaniu najbardziej palącego problemu i nie były uwzględniane w ramach długofalowej strategii. Taki stan może prowadzić do sytuacji, w której obsługa poszczególnych procesów będzie podzielona na wiele etapów w różnych systemach. Brak optymalizacji takich procesów może skutkować m.in. obniżeniem skuteczności pracy zespołów.
 
W przypadku procesów związanych z zarządzaniem dokumentami często spotykany jest model mieszany. Firma przechowuje dokumenty zarówno w archiwum cyfrowym, jak i fizycznym. Czasem cyfrowe rozwiązanie jest prostym narzędziem, które wymaga manualnego wprowadzenia opisu i indeksowania dokumentów. To sprawdzi się jedynie na krótką metę. Myśląc o inwestycjach w nowe technologie warto przyjąć perspektywę długofalową i zainwestować w system, w którym można stworzyć nie tylko cyfrowe archiwum, ale dający równocześnie możliwości rozbudowania go o obiegi dokumentów i funkcje stworzone w myślą o potrzebach konkretnych działów, jak elektroniczna teczka pracownicza dla HR czy elektroniczny obieg faktur dla  finansów. Aby wybrać system, który wpisze się w potrzeby firmy, pomocnych może być poniższe 10 kroków:

1. Zadbaj o to, by zespół odpowiedzialny za projekt był zaangażowany i przekonany do idei

Wprowadzenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów to projekt wymagający zaangażowania osób z różnych działów. Bardzo ważne jest to, by kluczowi pracownicy rozumieli jego wagę i byli pozytywnie nastawieni do planu wdrożenia.

2. Przeprowadź zaawansowaną analizę obecnego stanu rzeczy

Należy szczegółowo zbadać:
  • Jakie rodzaje dokumentów są obsługiwane przetwarzane w organizacji?
  • W jaki sposób dokumenty są indeksowane, opisywane i archiwizowane? 
  • Jakie są największe wyzwania, na które ma odpowiedzieć nowy system? 
Odpowiedzcie w zespole na powyższe  pytania i przygotujcie checklistę.  

3. Wyznaczcie cele

Analiza stanu obecnego stanowi doskonałą podstawę do wyznaczenia celów, które chcecie osiągnąć dzięki wdrożeniu nowego rozwiązania. Określcie, które rodzaje dokumentów mają być scyfryzowane i w jaki sposób ma być zaprojektowany ich obieg.  
 
Na tym etapie należy również określić, kto będzie miał dostęp do jakich dokumentów. Tu, poza optymalizacją bardzo duże znaczenie ma zapewnienie maksymalnego poziomu ochrony danych. 

4. Wybierz doświadczonego partnera, który zrealizuje wdrożenie

Jeśli Twoja firma nie dysponuje rozbudowanym działem IT, warto zdecydować się na współpracę z dostawcą, który w sposób kompleksowy zaplanuje i przeprowadzi całe wdrożenie. 
 
Istotne są również obsługa posprzedażowa i wsparcie po przeprowadzeniu instalacji systemu. Dostawca rozwiązania, którego wybierzesz powinien świadczyć takie usługi w szerokim zakresie. 

5. Zorganizuj i przeprowadź szkolenia

Dobra komunikacja dotycząca wdrożenia, jego celów i tego, w jaki sposób przełoży się na optymalizację pracy i jej komfort ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Firma odpowiedzialna za przeprowadzenie instalacji nowego systemu powinna opracować cykl szkoleń dla pracowników. 
 
Szczegółowość szkoleń należy dostosować do tego, w jakim zakresie dany zespół będzie korzystał z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Szkolenia należy zaplanować w taki sposób, żeby pracownicy mogli zacząć korzystać z nowych umiejętności na żywym systemie. 
 
Badaj na bieżąco potrzeby pracowników w zakresie szkoleń z korzystania z systemu. Gdy pojawią się jakiekolwiek trudności należy szybko zareagować i zaplanować dodatkowe warsztaty. 

6. Wdrożenie – system zaczyna działać w firmie

Po etapie analizy i prac projektowych nadszedł czas na premierę działania systemu w firmie.  Dzięki temu, że każdy pracownik odbył już stosowne szkolenie, może od razu na nim pracować i poznawać go w sposób praktyczny.  
 
Z pewnością będą pojawiały się drobne problemy i niejasności. To normalne, nikt nie jest w stanie przewidzieć wszystkiego. Na tym etapie bardzo ważne będzie szybkie rozwiązywanie tych kwestii, tu istotne będzie wsparcie od firmy odpowiedzialnej za realizację wdrożenia. 

7. Analiza działania systemu – szansa na optymalizację

Proces wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów nie kończy się wraz z ogłoszeniem startu systemu. Jego efektywność i jakość zaimplementowanych procesów powinna być systematycznie analizowana i optymalizowana.

8. Warsztaty powdrożeniowe

Jednym z rekomendowanych narzędzi służących zbieraniu opinii i analizie jakości działania systemu są warsztaty z pracownikami. To świetna okazja by zebrać uwagi odnośnie słabych i mocnych stron oraz sugestii co do poprawy działania procesów w elektronicznym obiegu dokumentów.  

9. Stopniowo wprowadzajcie kolejne procesy cyfrowe

Wiele organizacji decyduje się podzielić wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów na etapy oraz wprowadzać kolejne funkcje i procesy małymi krokami. To sprawia, że zmiany są łatwiejsze do przeprocesowania i zaakceptowania przez pracowników i pozwala lepiej skupić się na dopracowaniu poszczególnych faz wdrożenia. Warto mieć zaplanowanych kilka etapów i stopniowo przygotowywać się do ich wprowadzenia. 

10. Zarządzanie projektem: dostosowywanie funkcjonowania systemu do nowych potrzeb

Technologie są stale ulepszanie warto mieć to na uwadze podczas analizowania sposobu działania systemu. Wraz z upływem czasu zmianie mogą również ulec warunki brzegowe i potrzeby firmy w zakresie kształtu zaimplementowanych procesów. Dlatego system elektronicznego obiegu dokumentów powinien być traktowany jak żywy organizm, który stale się rozwija.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Case study

Skorzystaj z doświadczenia Ricoh

Poznaj szczegóły wdrożenia, które zrealizowaliśmy w Polsce dla firmy Business Lease. Nasz zespół doświadczonych wdrożeniowców i konsultantów ułatwi Twojej firmie zaplanowanie i kompleksowe przeprowadzenie całego procesu.
Preczytaj case study

Chmura i Bezpieczeństwo

Process automation solutions

Zapraszamy do kontaktu

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami