homeback to menu
Przegląd

Leading Change at Work

Technologia zmienia sposób naszej pracy. W Ricoh dbamy o to, aby zmiana ta była zjawiskiem pozytywnym dla Twoich zespołów i Twojej firmy. Wspieramy Ciebie i Twoich pracowników na każdym etapie, aby zapewnić szybką transformację środowiska pracy w Twojej firmie.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
seamless digital workspace experience
Cyfrowe środowisko pracy

Dostępność

Jesteśmy świadkami kształtowania się nowego modelu pracy. Na bazie naszych rozwiązań, oprogramowania i usług wspieramy Twoją firmę w tworzeniu innowacyjnego środowiska pracy, które pozwoli podnieść zaaangażoanie, komfort i efektywność w Twoim zespole.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
Zarządzanie procesami biznesowymi

Zorientowani na sukces

Uwolnij swoich pracowników od wykonywania ręcznych,  czasochłonnych i nieefektywnych zadań. Pomożemy Ci zoptymalizować procesy, aby Twoi pracownicy mogli działać skuteczniej. Zapewnimy nowoczesną technologię, specjalistyczną wiedzę i pełne wsparcie dla uproszczenia i usprawnienia procesów w Twojej organizacji.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
Infrastruktura i chmura

Chmura obliczeniowa

Pełne wykorzystanie możliwości i wartości, jakie daje chmura wymaga odpowiedniego planu działania i zespołu, który go zrealizuje. Oferujemy rozwiązania w chmurze i specjalistyczną wiedzę, dzięki którym działania Twojej firmy staną się bardziej efektywne, oszczędne i bezpieczne.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
Cyberbezpieczeństwo

Koniec z ryzykownym działaniem

Pomożemy Ci zaplanować skuteczną ochronę przed cyberzagrożeniami. Przeanalizujemy wrażliwe punkty, sprawdzimy procedury i świadomość pracowników. Wspólnie wdrożymy najlepsze zabezpieczenia, które będą stały na staży bezpieczeństwa Twojej firmy.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
Digital Experience

Nowy poziom doświadczenia

Doskonałe doświadczenie klienta zaczyna się od doskonałego doświadczenia pracowników. Nasz wysoko wykwalifikowany zespół analityków danych i programistów projektuje, buduje, wdraża i serwisuje rozwiązania, których potrzebujesz.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
Graphic Communication

Przygotuj swoją firmę na przyszłość

Możliwości związane z wykorzystaniem druku są nieograniczone. Ricoh pomaga firmom w rozwoju, digitalizacji i tworzeniu trwałej przewagi biznesowej. Dostarczamy rozwiązania w zakresie sprzętu, oprogramowania i usług, które otwierają nowe możliwości w świecie profesjonalnego druku.
Poznaj wszystkie nasze rozwiązania
Graphic Communication
Office Products & Software

Najlepsza jakość w swojej klasie

Ricoh jest producentem wysokiej jakości urządzeń drukujących (drukarek, wielofunkcyjnych urządzeń drukujących oraz powielaczy). Oferujemy urządzenia o różnorodnych parametrach. Z łatwością dobierzesz sprzęt dostosowany do potrzeb Twojego zespołu.
Poznaj nasze produkty i oprogramowanie
Przegląd

Innowacyjna platforma do zamawiania wsparcia technicznego

Pełne wsparcie serwisowe dla produktów i usług w jednym miejscu. Oferujemy wsparcie, doradztwo i rozwiązania dla utrzymania sprawności działania Twojej firmy.
Uzyskaj wsparcie
AV technology and management
Przegląd

Wszystkie informacje w jednym miejscu

Przeczytaj najnowsze wiadomości, analizy i komentarze dotyczące najważniejszych trendów oraz wydarzeń.
Bądź na bieżąco z informacjami
News and events from Ricoh
Firma

Kim jesteśmy i czym się zajmujemy

Podczas realizacji usług kluczowa jest dla nas bliska współpraca z klientem. Dzięki temu podejściu, nasze rozwiązania są bardzo dobrze dostosowane do konkretnych potrzeb danej organizacji i efektywnie wspierają ją w realizacji kluczowych celów biznesowych.
Dowiedz się więcej o Ricoh
Przegląd

Skontaktuj się z nami

Jeżeli masz pytania dotyczące cen naszych rozwiązań lub produktów, potrzebujesz pomocy w związku z obsługą konta lub korzystasz już z naszych produktów i masz pytanie z zakresu pomocy technicznej, nasz zespół jest do Twojej dyspozycji.
Skontaktuj się z nami
customer and employee engagement
Przegląd

Pomagamy Ci zyskać przewagę konkurencyjną

Sprawdź i przeczytaj nasze najnowsze informacje o tym, co aktualnie liczy się najbardziej w rozwiązaniach biznesowych.
Poznaj najnowsze informacje
Ricoh Insights - Overview
Zasady dotyczące plików cookie

Firma Ricoh wykorzystuje narzędzia do gromadzenia danych, takie jak pliki cookie, aby zwiększyć przydatność witryny dla użytkowników. Informacje o zmianie tych ustawień i o plikach cookie można uzyskać tutaj.

E-teczka pracownika w DocuWare

E-teczka ułatwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, zwiększa redukcję zużycia papieru oraz ograniczenie powierzchni potrzebnej do przechowywania tradycyjnej dokumentacji. Jest to również ogromne udogodnienie dla pracowników działów HR, którzy dzięki temu rozwiązaniu zyskują bezpieczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca. 

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej decyduje się  coraz więcej firm. Szczególnie, że obowiązują już stosowne przepisy regulujące tę kwestię. Digitalizacja dokumentów pracowniczych jest możliwa od 1 stycznia 2019 roku, kiedy to w życie weszła ustawa umożliwiająca wybór między prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej bądź elektronicznej.

Dlaczego warto przejść na dokumentację elektroniczną?

Korzystanie z systemu pozwalającego na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w firmie elektronicznej to bardzo ważny krok w cyfrowej transformacji działu HR. Elektroniczna teczka pracownika w DocuWare skraca czasochłonne procesy, takie jak ręczne przepisywanie danych i pozwala zająć się ważniejszymi kwestiami w firmie. To system, dzięki któremu zaoszczędzisz sporo czasu oraz nakładów finansowych, a praca w biurze będzie przebiegała znacznie sprawniej oraz wydajniej. Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu zyskasz większą kontrolę nad integralnością i kompletnością danych. Bowiem ryzyko zniszczenia lub utraty dokumentów jest o wiele mniejsze, jeśli korzystasz z e-teczki.

Warto zeskanować elektroniczne akta osobowe i przenieść je do obszaru cyfrowego. Zdigitalizowana teczka pracownicza zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Postaw na elektroniczny obieg dokumentów, a będziesz zaskoczony, jak wiele korzyści przyniesie on Twojej firmie. Co ważne, system DocuWare można zintegrować z innymi systemami funkcjonującymi w firmie - eliminuje to konieczność ponownego wprowadzania  danych.

Jak przejść na dokumentację elektroniczną?

Jak wygląda proces przejścia na elektroniczną dokumentację? Akta pracownicze muszą zostać odwzorowane cyfrowo - tzn. zeskanowane i opatrzone podpisem elektronicznym/kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy/kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, zatwierdzającym, że dokument jest odwzorowany zgodnie z dokumentem w papierowej formie. Odpowiedni program pozwala na załączenie dokumentów do e-teczki osobowej. Czy wiesz jak długo przechowuje się akta osobowe? Przez aż 50 lat, jednak jeśli zdecydujemy się na e-Akta, obowiązek ten skróci się do 10 lat.

Obecnie przepisy umożliwiają wydawanie dokumentów także w formie cyfrowej. E-teczka to doskonałe i bardzo wygodne rozwiązanie. Teraz przechowywanie oraz archiwizacja akt osobowych stają się wiele łatwiejsze. 

Co to jest e-teczka?

Decydując się na digitalizację dokumentów w firmie, warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Specjaliści Ricoh dysponują bogatym doświadczeniem z wdrożeń systemu Docuware dla przedsiębiorstw. Oferowana  przez nich E-teczka, pozwala na znaczne usprawnienie pracy działu HR. Umożliwia automatyzację wielu zadań oraz sprawną elektroniczną archiwizację, bezpieczeństwo danych, łatwy dostęp do dokumentów, czy zminimalizowanie ryzyka utraty albo zniszczenia dokumentacji. Inne korzyści to mniejsze koszty obsługi pracowników oraz brak potrzeby gromadzenia tradycyjnej dokumentacji w formie papierowej.

E -teczka w DocuWare ułatwia:

  • Kontrolę terminów np. związanych z badaniami okresowymi, certyfikatami
  • Monitorowanie kompletności dokumentacji pracowniczej - system automatycznie alarmuje o brakujących dokumentach
  • Zachowanie zgodności z przepisami
  • Ochronę wrażliwych danych - dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby, a system monitoruje wprowadzane zmiany

System DocuWare zapewnia:

  • Pełną zgodność z wymogami E-Akt
  • Automatyczną klasyfikację dokumentów w oparciu o metadane
  • Scentralizowaną bazę e-teczek
  • Wyszukiwanie w treści dokumentów i w oparciu o metadane

System można wygodnie rozwijać o dodatkowe opcje:

  • Wsparcie rekrutacji
  • Wsparcie onboardingu pracowników
  • Oceny okresowe
  • Obsługę wniosków urlopowych

Jeśli zależy Ci na uporządkowanej dokumentacji, z której Twoi pracownicy będą mogli korzystać w bezpieczny i wygodny sposób, to dobrze jest zdecydować się na korzystne rozwiązanie w postaci e-teczki.

Przeczytaj też:

|O Ricoh|

Ricoh to globalna firma z branży technologicznej. Jej rozwiązania pozwalają tworzyć nowoczesne środowisko pracy. Od ponad 80 lat Ricoh kreuje innowacje i jest wiodącym dostawcą rozwiązań w dziedzinie zarządzania dokumentami, usług IT, multimediów, drukowania komercyjnego i produkcyjnego, aparatów cyfrowych i systemów produkcyjnych.

Grupa Ricoh z siedzibą w Tokio działa w około 200 krajach i regionach. W roku finansowym zakończonym w marcu 2021 r. Grupa Ricoh osiągnęła wynik sprzedaży na całym świecie w wysokości 1,682 mld jenów (ok. 15.1 mld USD). 

Więcej informacji na stronie https://www.ricoh.pl

Kontakt dla mediów
Katarzyna Dawidowska

Ricoh Polska Sp. z o.o.
e-mail: kdawidowska@ricoh.pl
www.ricoh.pl
www.facebook.com/ricohpolska