Wyzwania druku dla małych firm: Pięć problemów, na które trzeba zwrócić uwagę 

1. Nieuporządkowane archiwum dokumentów papierowych 

Pomiędzy zarządzaniem księgowością, wdrażaniem nowych pracowników lub przetwarzaniem umów, poruszanie się w gąszczu obowiązków administracyjnych oraz ciągłe przeszukiwanie dokumentów i folderów może znacząco ograniczyć Twój czas. Nadszedł czas, aby rozważyć usprawnienie operacji związanych z papierową dokumentacją dzięki zaawansowanym rozwiązaniom do elektronicznego obiegu zarządzania dokumentami. Oferują funkcje, dzięki którym dokumenty są archiwizowane cyfrowo i inteligentnie kategoryzowane w celu łatwego wyszukiwania. Systemy te wykraczają poza przechowywanie; sortują, zabezpieczają i upraszczają, zmieniając ograniczenia administracyjne w model cyfrowej wydajności.

2. Niezgodność z obowiązującymi przepisami

Dostosowywanie się do zmieniających się przepisów dotyczących ochrony danych i nowymi regulacjami kadrowymi lub finansowymi często okazuje się trudnym zadaniem, zwłaszcza gdy firma nie zatrudnia wewnętrznych specjalistów. Automatyzacja przepływu pracy może odegrać kluczową rolę w zapewnieniu zgodności poprzez usprawnienie procesów i egzekwowanie standardowych procedur w całej firmie.

Rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy oferują funkcje umożliwiające wdrażanie predefiniowanych reguł bądź automatyczne powiadomienia o zatwierdzeniu, zmniejszając w ten sposób liczbę błędów ludzkich i ułatwiając tworzenie raportów na potrzeby audytów regulacyjnych. Integrując automatyzację z procesami, możesz być pewnym, że wszystkie operacje będą zgodne z przepisami, pewne i przejrzyste.

3. Utrudniony dostęp do danych poza siedzibą firmy

Poruszanie się po hybrydowym środowisku pracy wiąże się z wieloma wyzwaniami. Zapewnienie bezpiecznego dostępu do dokumentów i informacji, prowadzenie spotkań hybrydowych i pozyskanie odpowiedniego sprzętu IT to kluczowe czynniki pomagające w osiągnięciu pełnej wydajności.

Aby usprawnić współpracę bez narażania się na zagrożenia, możesz wyposażyć swoją firmę w bezpieczne narzędzia do współpracy, a także dostosowaną technologię, która zbliży zespoły pracujące zdalnie. Narzędzia do zarządzania projektami, rozwiązania do zarządzania dokumentami, a także inteligentny sprzęt do sal konferencyjnych, który poprawia jakość spotkań - istnieje wiele rozwiązań, które mogą pomóc w transformacji cyfrowej, jednocześnie zwiększając doświadczenie i zaangażowanie pracowników.

4. Zapewnienie odpowiednich narzędzi do pracy

Przy wielu dostawcach do wyboru i ciągłych potrzebach odnawiania zasobów, zakup sprzętu IT i biurowego oraz materiałów eksploatacyjnych nie zawsze jest prosty. Sprawdzeni dostawcy lub lokalni partnerzy mogą pomóc w usprawnieniu planów zaopatrzenia, zaspokajając wszystkie potrzeby i automatycznie uzupełniając zapasy materiałów biurowych w razie potrzeby. Daje to możliwość skoncentrowania się na strategicznym rozwoju i innowacjach, a także pozwala oszczędzić koszty.

5. Samodzielne rozwiązywanie problemów technicznych 

Czasami technologia zawodzi, powodując straty czasu i wydajności. Poleganie na usługach zewnętrznych, które specjalizują się w utrzymywaniu płynnego działania wszystkich urządzeń, zmaksymalizuje czas pracy i umożliwi Tobie i Twojemu zespołowi skoncentrowanie się na podstawowych działaniach, które napędzają rozwój Twojej firmy. Powierzając szczegóły techniczne ekspertom, masz pewność, że każdy aspekt Twojej technologii operacyjnej działa jak dobrze naoliwiona maszyna.