Five time-draining activities small businesses can tackle more efficiently

Wyzwania druku dla małych firm: Pięć problemów, na które trzeba zwrócić uwagę 

image

Jeśli prowadzisz małą firmę, czas jest Twoim najcenniejszym kapitałem. Przy niekończącej się liście zadań do wykonania i ograniczonych zasobach, znalezienie sposobów na usprawnienie procesów i odzyskanie czasu ma kluczowe znaczenie. Technologia jest jednym z największych sprzymierzeńców, jeśli chodzi o optymalizację. Od usług IT po aplikacje do automatyzacji oparte na chmurze - istnieje szeroka gama rozwiązań, które mogą pomóc w przekształceniu procesów biznesowych. Jak poprowadzić firmę w kierunku najwyższej wydajności? Przedstawiamy pięć problemów, z jakimi najczęściej zmagają się małe firmy oraz wskazówki, jak zminimalizować ich wpływ na efektywność biznesową.

1. Nieuporządkowane archiwum dokumentów papierowych 

Pomiędzy zarządzaniem księgowością, wdrażaniem nowych pracowników lub przetwarzaniem umów, poruszanie się w gąszczu obowiązków administracyjnych oraz ciągłe przeszukiwanie dokumentów i folderów może znacząco ograniczyć Twój czas. Nadszedł czas, aby rozważyć usprawnienie operacji związanych z papierową dokumentacją dzięki zaawansowanym rozwiązaniom do elektronicznego obiegu zarządzania dokumentami. Oferują funkcje, dzięki którym dokumenty są archiwizowane cyfrowo i inteligentnie kategoryzowane w celu łatwego wyszukiwania. Systemy te wykraczają poza przechowywanie; sortują, zabezpieczają i upraszczają, zmieniając ograniczenia administracyjne w model cyfrowej wydajności.

2. Niezgodność z obowiązującymi przepisami

Dostosowywanie się do zmieniających się przepisów dotyczących ochrony danych i nowymi regulacjami kadrowymi lub finansowymi często okazuje się trudnym zadaniem, zwłaszcza gdy firma nie zatrudnia wewnętrznych specjalistów. Automatyzacja przepływu pracy może odegrać kluczową rolę w zapewnieniu zgodności poprzez usprawnienie procesów i egzekwowanie standardowych procedur w całej firmie.

Rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy oferują funkcje umożliwiające wdrażanie predefiniowanych reguł bądź automatyczne powiadomienia o zatwierdzeniu, zmniejszając w ten sposób liczbę błędów ludzkich i ułatwiając tworzenie raportów na potrzeby audytów regulacyjnych. Integrując automatyzację z procesami, możesz być pewnym, że wszystkie operacje będą zgodne z przepisami, pewne i przejrzyste.

3. Utrudniony dostęp do danych poza siedzibą firmy

Poruszanie się po hybrydowym środowisku pracy wiąże się z wieloma wyzwaniami. Zapewnienie bezpiecznego dostępu do dokumentów i informacji, prowadzenie spotkań hybrydowych i pozyskanie odpowiedniego sprzętu IT to kluczowe czynniki pomagające w osiągnięciu pełnej wydajności.

Aby usprawnić współpracę bez narażania się na zagrożenia, możesz wyposażyć swoją firmę w bezpieczne narzędzia do współpracy, a także dostosowaną technologię, która zbliży zespoły pracujące zdalnie. Narzędzia do zarządzania projektami, rozwiązania do zarządzania dokumentami, a także inteligentny sprzęt do sal konferencyjnych, który poprawia jakość spotkań - istnieje wiele rozwiązań, które mogą pomóc w transformacji cyfrowej, jednocześnie zwiększając doświadczenie i zaangażowanie pracowników.

4. Zapewnienie odpowiednich narzędzi do pracy

Przy wielu dostawcach do wyboru i ciągłych potrzebach odnawiania zasobów, zakup sprzętu IT i biurowego oraz materiałów eksploatacyjnych nie zawsze jest prosty. Sprawdzeni dostawcy lub lokalni partnerzy mogą pomóc w usprawnieniu planów zaopatrzenia, zaspokajając wszystkie potrzeby i automatycznie uzupełniając zapasy materiałów biurowych w razie potrzeby. Daje to możliwość skoncentrowania się na strategicznym rozwoju i innowacjach, a także pozwala oszczędzić koszty.

5. Samodzielne rozwiązywanie problemów technicznych 

Czasami technologia zawodzi, powodując straty czasu i wydajności. Poleganie na usługach zewnętrznych, które specjalizują się w utrzymywaniu płynnego działania wszystkich urządzeń, zmaksymalizuje czas pracy i umożliwi Tobie i Twojemu zespołowi skoncentrowanie się na podstawowych działaniach, które napędzają rozwój Twojej firmy. Powierzając szczegóły techniczne ekspertom, masz pewność, że każdy aspekt Twojej technologii operacyjnej działa jak dobrze naoliwiona maszyna.

Wyrusz w podróż ku wydajności

Odzyskiwanie czasu w małej firmie polega na mądrzejszej, a nie cięższej pracy. Rozwiązując problemy w wyżej wymienionych obszarach za pomocą najnowszych rozwiązań cyfrowych, torujesz drogę do płynniejszych operacji, zwiększonej produktywności i ogólnego rozwoju firmy. Ricoh z przyjemnością wesprze Cię w tej podróży.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Odwiedź stronę poświęconą naszym usługom zarządzania drukiem.

From cabinets to the cloud
Robert Janssen

Robert Janssen

EMEA Sales Director Online and SMB

Zapraszamy do kontaktu

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami