Strona główna
Insights (NEW)
Blogs
System do zarządzania dokumentami - rozwiązanie serwerowe czy chmurowe?

System do zarządzania dokumentami - rozwiązanie serwerowe czy chmurowe?

image

Elastyczna platforma do zarządzania dokumentami w chmurze (Software as a Service)

Przez wiele lat klienci najczęściej wybierali rozwiązania serwerowe. Teraz coraz większą popularność zdobywają chmurowe w modelu Software as a Service (SaaS).

Jakie są jego główne zalety i przewagi? 
  • Brak konieczności ponoszenia wysokich kosztów początkowych
  • Wymaga małych nakładów pracy działu IT
  • Możliwość szybkiego, zdalnego dostępu do dokumentów
  • Wysoki standard ochrony danych

Stałe koszty miesięczne vs wysokie nakłady początkowe

Rozwiązanie on-premises, wiąże się z koniecznością poniesienia wysokich nakładów początkowych. To oznacza utratę znacznego budżetu, jeśli inwestycja okaże się nietrafiona i dany system nie sprawdzi się w firmie. To ryzyko spada przy rozwiązaniu chmurowym, za które opłaty pobierane są w ramach ustalonych miesięcznych stawek. W takim modelu ewentualne rozwiązanie umowy nie jest tak kosztowne dla firmy. 
 
Miesięczna opłata za korzystanie z systemu w wersji chmurowej zawiera wszelkie koszty związane z jego utrzymaniem i wsparciem. Zwalnia też przedsiębiorstwo z konieczności utrzymania dodatkowej infrastruktury serwerowej. Dbałość o działanie systemu spoczywa w całości na dostawcy usługi. To znaczne ułatwienie dla firm, które nie dysponują rozbudowanym działem IT. 

Mniejsze zaangażowanie pracowników działu IT

Jeśli firma korzysta z rozwiązania serwerowego, oznacza to dodatkowe obowiązki dla pracowników działu IT. Utrzymanie serwerów, dbanie o instalację aktualizacji, dbałość o zachowanie bezpieczeństwa. Te wszystkie zadania znikają przy wyborze rozwiązania oferowanego w modelu SaaS.
Location-independent access to data

Szybki dostęp do dokumentów

Obecnie bardzo duży odsetek osób chętnie pracuje w modelu zdalnym lub hybrydowym. To sprawia, że szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów 24/7 z każdego miejsca ma kluczowe znaczenie. 
 
Do chmurowego systemu każdy użytkownik może zalogować się korzystając z wybranej przez firmę metody uwierzytelnienia. W systemie można precyzyjnie określić kto powinien mieć dostęp do konkretnych danych.

Dzięki kompleksowej cyfryzacji zyskujesz na efektywności

Dla wielu firm wprowadzenie cyfrowego archiwum i elektronicznego obiegu dokumentów stanowi pierwszy krok prowadzący do kolejnych etapów digitalizacji. Warto więc postawić na system, w którym można wprowadzić automatyzację i zarządzać wieloma różnorodnymi procesami np. obiegiem faktur, umów czy prowadzić elektroniczną teczkę pracownika. 
With comprehensive digitization you gain in efficiency

Zapraszamy do kontaktu

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami