Strona główna
Insights
Blog
Jak archiwizować elektroniczne dokumenty i stworzyć...

Jak archiwizować elektroniczne dokumenty i stworzyć cyfrowe archiwum - 7 praktycznych rad

image

Cyfryzacja dokumentów to dopiero początek. Kluczowe znaczenie ma dobre ustrukturyzowanie i określenie jasnych reguł archiwizacji. System, w którym stworzymy cyfrowe archiwum, może czuwać nad uporządkowaniem dokumentów, ale to my musimy określić precyzyjne zasady według których ma działać.

Wiele firm boryka się z brakiem spójnych zasad i metod archiwizowania dokumentów. To działa negatywnie na efektywność pracy, prowadzi do sytuacji w których odnalezienie faktury lub umowy bywa niemożliwe i rodzi konieczność odtwarzania dokumentów. Rozwiązaniem dla tych problemów jest wprowadzenie cyfrowego archiwum. Dzięki temu można zadbać o przestrzeganie jednego standardu, według którego zapisywane są dokumenty. System wykonuje tę czynność automatycznie, a także odczytuje i zachowuje kluczowe metadane. To pozwala nie tylko znacznie łatwiej wyszukiwać potrzebne dane, ale również powiązać ze sobą dokumenty. Wprowadzenie cyfrowego archiwum pozwala także obniżyć koszty związane z przechowywaniem dokumentów oraz drukiem. 
 
W jaki sposób zadbać o stworzenie dobrze funkcjonującego archiwum? Poznajcie 7 praktycznych porad. 

1. Wybierzcie sprawdzonego i doświadczonego dostawcę usług.

Podczas wdrożenia cyfrowego archiwum i elektronicznego obiegu dokumentów warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnego i doświadczonego dostawcy. Przy jego wyborze należy wziąć pod uwagę nie tylko kwestie techniczne związane z funkcjonowaniem danego rozwiązania, ale również zakres usług oferowanych na wszystkich etapach tego procesu. 

2. Przeanalizujcie procesy i zaprojektujcie strukturę folderów.

Ustrukturyzowane podejście jest bardzo ważne. Ten krok musi być bardzo dokładnie przeanalizowany. To, w jaki sposób będzie wyglądało archiwum musi wynikać z potrzeb pracowników i być dostosowane do procesów, które funkcjonują w firmie. Istotne jest również to, aby pracownicy znali i stosowali się do przyjętych procedur.

3. Określcie poziomy dostępów do dokumentów.

Cyfrowe archiwum zapewnia wysoki poziom dostępności dokumentów i kontroli tego, kto i kiedy z nich korzysta. W systemie można bardzo precyzyjnie określić poziomy dostępu i zadbać o to, by wrażliwe dane nie trafiły w niepowołane ręce. Pracownicy muszą rozumieć, jak ważna jest kwestia bezpieczeństwa danych i stosować się do reguł określonych w tym zakresie przez pracodawcę. Dostęp do archiwum musi być chroniony  unikalnym hasłem. A dane do logowania nie powinny być udostępnianie osobom trzecim.

4. Wybierzcie metadane, według których system będzie porządkował dokumenty.

Metadane to dane indeksujące pobierane automatycznie przez system lub dodawane przez użytkownika do konkretnego dokumentu. Są to takie informacje, jak np.: NIP, numer umowy, numer zlecenia, numer faktury, nazwa firmy, adres, nazwisko etc. Dzięki nim system pozwala na szybkie wyszukiwanie dokumentów i automatyczne porządkowanie ich w archiwum.

5. Określcie źródła, z których będą pochodziły dokumenty.

Innowacyjne cyfrowe archiwum pobiera dokumenty z równych źródeł. Skany papierowych, mogą być przesyłane prosto z urządzenia drukującego, zapisywane z poczty e-mail, z folderów, skanów wykonanych telefonem, innych systemów z których korzysta firma czy np. z elektronicznych formularzy.

6. Zaplanujcie, które historyczne dokumenty trafią do cyfrowego archiwum i jak będzie przebiegała cyfryzacja wsteczna.

Cyfryzacja wsteczna dokumentów to czasochłonny i wymagający zachowania wysokich standardów ochrony danych proces. Warto przekazać to zadanie profesjonalnej firmie, która dysponuje odpowiednimi narzędziami i działa według najwyższych standardów bezpieczeństwa oraz z zachowaniem pełnej zgodności z przepisami.

7. Dbajcie o to, by wszystkie nowe dokumenty były zapisywane w cyfrowym archiwum.

W tym punkcie ogromne znaczenie ma edukacja pracowników. Bez ich zaangażowania i zrozumienia sensu prowadzenia cyfrowego archiwum projekt nie będzie sukcesem. Obowiązkiem pracodawcy jest przedstawienie korzyści płynących z wdrożenia tego rozwiązania i zapewnienia dostępu do wszelkich potrzebnych szkoleń z korzystania z systemu.

Bądźmy w kontakcie

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Zmień swoje miejsce pracy dzięki rozwiązaniom biznesowym Ricoh. Zwiększ wydajność, zmniejsz koszty i przyspiesz swoją podróż w kierunku cyfrowej transformacji.

Skontaktuj się z nami