Jak archiwizować elektroniczne dokumenty i stworzyć cyfrowe archiwum - 7 praktycznych rad

Cyfryzacja dokumentów to dopiero początek. Kluczowe znaczenie ma dobre ustrukturyzowanie i określenie jasnych reguł archiwizacji. System, w którym stworzymy cyfrowe archiwum, może czuwać nad uporządkowaniem dokumentów, ale to my musimy określić precyzyjne zasady według których ma działać.
1. Wybierzcie sprawdzonego i doświadczonego dostawcę usług.
2. Przeanalizujcie procesy i zaprojektujcie strukturę folderów.
3. Określcie poziomy dostępów do dokumentów.
4. Wybierzcie metadane, według których system będzie porządkował dokumenty.
5. Określcie źródła, z których będą pochodziły dokumenty.
6. Zaplanujcie, które historyczne dokumenty trafią do cyfrowego archiwum i jak będzie przebiegała cyfryzacja wsteczna.
7. Dbajcie o to, by wszystkie nowe dokumenty były zapisywane w cyfrowym archiwum.
Zapraszamy do kontaktu
Porozmawiaj z ekspertem Ricoh
Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.
Skontaktuj się z nami