Strona główna
Insights (NEW)
Blogs
Cyfrowe archiwum – jak zadbać o porządek w dokumentach, bezpieczeństwo i zachowanie zgodności z przepisami

Cyfrowe archiwum – jak zadbać o porządek w dokumentach, bezpieczeństwo i zachowanie zgodności z przepisami

image

Cyfryzacja w biznesie przywołuje wiele pozytywnych skojarzeń. Wiąże się z możliwością optymalizacji wyszukiwania i dostępności dokumentów.

Rozwiązuje również wiele problemów, z którymi na co dzień borykają się firmy, jak np.: utrudnione i czasochłonne wyszukiwanie dokumentów przechowywanych w segregatorach i folderach w fizycznym archiwum, czy wysokie koszty związane z utrzymaniem takiego miejsca.

Dzięki digitalizacji ważne informacje są dostępne na wyciągnięcie ręki, przez całą dobę, niezależnie od tego, gdzie i kiedy pracujemy. Wprowadzenie cyfrowego archiwum pozwala również w każdym momencie sprawdzić i wykazać, że dany dokument jest przechowywany i zabezpieczony zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
image

Cyfryzacja w Twoim biurze – czego potrzebuje Twoja organizacja?

Podczas wyznaczania planu cyfryzacji zazwyczaj pierwszym celem jest zapewnienie narzędzia do szybkiego wyszukiwania i porządkowania dokumentów. Organizacje biorą pod uwagę różne scenariusze dotyczące formy przechowywania. Cyfrowe archiwum może stanowić odwzorowanie dokumentów, które również magazynowane są w formie papierowej lub całkowicie je zastąpić cyfrowymi plikami. Jest to w dużej mierze uzależnione od rodzaju dokumentów.

Funkcjonalność, efektywność i zapewnienie zgodności z przepisami – te trzy kluczowe kryteria będą różnić się w zależności od regulacji obowiązujących w danym kraju oraz specyfiki branży, w której działa firma. Sama cyfryzacja dokumentów nie wystarczy. Podczas procesu archiwizacji te powinny być w odpowiedni sposób zaindeksowane i opisane przy użyciu metadanych. Tylko w ten sposób będzie można je szybko wyszukać np. korzystając ze słowa kluczowego czy daty wprowadzenia i powiązać z innymi istotnymi dokumentami. Najlepiej jeśli ten proces odbywa się w sposób automatyczny, gdy system sam rozpoznaje i porządkuje dokumenty, dzięki wykorzystaniu możliwości sztucznej inteligencji.

W ten sposób funkcjonuje cyfrowe archiwum w systemie do elektronicznego obiegu dokumentów DocuWare. Można w nim umieścić pliki w różnorodnych formatach oraz z wielu źródeł m.in.: z zeskanowanych papierowych wersji, z e-mail – zapisywanie z korespondencji przychodzącej wraz z załącznikami, dane z innych systemów, z folderów sieciowych, z dedykowanej aplikacji mobilnej i formularzy. Archiwum można wdrożyć w wersji chmurowej lub serwerowej.

Dzięki cyfrowemu archiwum pracownicy mogą w bezpieczny sposób korzystać z dokumentów poza biurem. Co ważne, ta dostępność nie odbywa się kosztem bezpieczeństwa danych.

System pozwala bardzo precyzyjnie określić, z których dokumentów i w jakim zakresie może korzystać konkretny pracownik.

Platformę do elektronicznego obiegu dokumentów można również zintegrować z narzędziami do elektronicznego podpisu. To znacznie przyśpiesza procesowanie umów i innych dokumentów wymagających takiego poświadczenia. 

Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Dostępność

Gdy dokument trafia do archiwum pozostaje tam na zawsze, a firma ma dostęp do całej historii edycji, autoryzacji, akceptacji. Informacja o każdej akcji jest zachowana w systemie. Dzięki temu użytkownicy mają pewność, że pracują na aktualnej wersji dokumentu.

Digitised archiving – legally compliant and no information chaos

Podsumowanie – uporządkuj swoje dokumenty, zyskaj lepszą dostępność i zadbaj o bezpieczeństwo

Digitalizacja i możliwości, które daje wprowadzenie cyfrowego archiwum wpływają pozytywnie na podniesienie komfortu i ułatwiają codzienną pracę. Dzięki szybkiemu, bezpiecznemu dostępowi do dokumentów można podnieść efektywność i przyspieszyć realizację procesów. 


Jeśli zastanawiasz się, nad stworzeniem cyfrowego archiwum, to skontaktuj się z konsultantem Ricoh. Doradzimy Twojej firmie optymalne rozwiązanie i zakres wdrożenia. 

Zapraszamy do kontaktu

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami