Czy Twoje biuro dobrze spełnia swoją rolę?

Pracownicy mają możliwości łatwego lokalizowania i rezerwowania dostępnych biurek za pomocą interaktywnych planów pięter 3D. Funkcja kalendarza pozwala skorelować czas pracy. Widoczne na planie rezerwacje pozwalają zespołom zlokalizować konkretne osoby i zarezerwować miejsca pracy w ich pobliżu. Dzięki czemu znacznie łatwiej jest prowadzić pracę w grupach. 

Dodatkową nową funkcją jest integracja z Inteligentnymi szafami RICOH, dzięki której pracownicy mogą używać ich jak szafek na rzeczy osobiste i rezerwować wszystko w jednej aplikacji. 

RICOH Spaces pozwala szybko reagować na zmieniające się potrzeby pracowników i firmy i podejmowac decyzje w oparciu o konkrete dane.

Dzięki RICOH Spaces rezerwacja sali konferencyjnej nigdy nie była tak prosta. Dostępne pomieszczenie można szybko wyszukać, przeglądając kalendarz lub interaktywny plan 3D. Na mapie piętra nieużywane sale i biurka są oznaczone wybranym kolorem, co znacznie ułatwia cały proces. Z RICOH Spaces można również wygodnie korzystać na smartfonie. Dzięki temu w drodze do pracy można zrobić wszystkie potrzebne rezerwacje. 

Do tego dochodzi możliwość szybkiego zamawiania dodatkowych usług:

• Rezerwacja połączonych sal w ramach jednej rezerwacji
• Zarządzanie odwiedzającymi w ramach tego samego procesu rezerwacji sali
• Zamawianie usług dodatkowych podczas rezerwacji sal
• Ograniczony dostęp do ważnych sal dzięki procesowi zatwierdzania rezerwacji przez administratora
• Wyszukiwanie sal na podstawie ich funkcji z poziomu kalendarza lub planów pięter

Aby ułatwić zarządzanie salami konferencyjnymi, panel RICOH Spaces oferuje szereg funkcji ułatwiających zarządzanie salami, między innymi:

• Proste sprawdzanie dostępności, rezerwacja i konfiguracja sal
• Powiadomienia o rezerwacji i ostrzeżenia o anulowaniu, a także automatyczne anulowanie niewykorzystanych pomieszczeń
• Wykrywanie w trakcie użytkowania dzięki czujnikom IoT i obsłudze oświetlenia LED
• Funkcja „wcześniejszy koniec spotkania"

W RICOH Spaces użytkownik ma dostęp do planu piętra, na którym oznaczone sa statusy poszczególnych biurek, stref czy sal. Dla ułtawienia można je zarerwować, klikając bezpośrednio na planie.

Dzięki narzędziom do nawigacji po biurze można sprawdzić, gdzie siedzą członkowie zespołu. Dla osób, które nie znają dobrze biura, ułatwieniem jest możliwość wyznaczenie drogi do wybranej sali lub biurka.

Szczególnie, że można z niej wygodnie korzystać na smartfonie.

• Proste i skuteczne ustalanie lokalizacji
• Informacja, gdzie znajdują się kluczowe miejsca w biurze, takie jak stołówka, toalety czy wyjścia przeciwpożarowe
• Pomoc odwiedzającym w wygodnym poruszaniu się po biurze

Przy recepcji często możemy zaobserwować kolejkę osób, które czekają na wyrobienie przepustki lub karty uprawniającej do wejścia do biura. RICOH Spaces pozwala na znaczne przyspieszenie tego procesu. W jaki sposób? Gość, wraz z mailowym zaproszeniem, otrzyma również QR kod, który pozwoli zidentyfikować daną osobę na recepcji. Zapraszający jednocześnie może zarezerwować miejsce parkingowe, czy biurko dla swojego gościa.

Dzięki temu firma może analizować, jak wiele spotkań z gośćmi z zewnątrz jest realizowanych w biurze i które przestrzenie są najczęściej wykorzystywane w tym zakresie. Po wizycie każdy gość może również otrzymać ankietę, za pośrednictwem której można zebrać jego opinię po wizycie. Dzięki wprowadzeniu automatyzacji w zakresie zarządzania osobami odwiedzającymi minimalizujemy błędy ludzkie, znacznie ułatwiamy pracę recepcji, poprawiamy komfort gości oraz dbamy o ochronę danych osobowych, które nie są już przechowywane w papierowym rejestrze.

Niezależnie od tego, czy zarządzamy małym biurem, czy dużą firmą z wieloma lokalizacjami, RICOH Spaces to doskonałe narzędzie do obsługi odwiedzających.

Ekrany Digital Signage to bardzo efektywne narzędzie do wspierania komunikacji wewnętrznej w biurze.

Oparte na chmurze i łatwe w użyciu rozwiązanie pozwala na łatwe i szybkie zarządzanie treściami. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie są aktualne.

• Komunikaty o nowych produktach, ważne ogłoszenia, zaproszenia na eventy. Dzięki Digital Signage możesz zakomunikować każdą z tych informacji.
• Na ekranach mogą też być dostępne dane o stanie rezerwacji poszczególnych pomieszczeń czy droga ewakuacji z budynku
• To doskonały kanał do przekazywania istotnych informacji

W RICOH Spaces umożliwia szybkie zamawianie konkretnych usług, np. związanych z przygotowaniem sali konferencyjnej lub miejsca pracy. Wystarczy wypełnić formularz z oferowanymi w firmie usługami dodatkowymi. W zależności od możliwości danej firmy mogą to być: catering, sprzątanie czy przygotowanie sali w określonym ustawieniu.

Ogranicz tracony czas, automatyzując ręczne procesy w swojej firmie:

• Zaplanuj automatyczne działania, takie jak nowe zamówienie na usługi sprzątania
• Dokonaj integracji z zewnętrznymi systemami zarządzania zgłoszeniami, takimi jak ServiceNow itp.
• Otrzymuj powiadomienia o zamówieniach na usługi bezpośrednio w aplikacji Microsoft Teams
• Rezerwuj wizyty i zamawiaj usługi z wyprzedzeniem
• Przydzielaj i ograniczaj usługi w konkretnych miejscach

Wspieraj się również na danych pochodzących z zaawansowanych czujników. Te automatycznie i w czasie rzeczywistym dostarczają informacji o wykorzystaniu danej przestrzeni. 

Dane są przesyłane bezpośrednio do systemu raportowania i pozwalają na porównanie stanu rezerwacji z ze stanem faktycznym. 

Kluczowe korzyści i spostrzeżenia:

• Widoczność na planach pięter statusu pomieszczeń i liczby osób
• Możliwość anulowania spotkania, jeśli w ciągu 10 minut od jego rozpoczęcia sala pozostaje pusta
• Możliwość porównania sposobu rezerwacji i wykorzystania biurek, sal oraz przestrzeni
• Poprawa wydajności wykorzystania sal konferencyjnych w oparciu o analizę danych dotyczących rzeczywistego wykorzystania