Przeciętny pracownik w codziennej pracy korzysta z 9,4 różnych aplikacji2. Dokładanie kolejnych jest dla niego sporym obciążeniem i źródłem frustracji. 

 

Pracownicy potrzebują intuicyjnych rozwiązań. Dlatego każde nowe narzędzie powinno współpracować z systemami, które już funkcjonują w firmie. RICOH Spaces integruje się bezpośrednio z kalendarzami Office 365 i Google Workspace. Dzięki wykorzystaniu istniejącej usługi Active Directory (AD) łączy wszystkie dane w jednej, intuicyjnej aplikacji. Na przykład, gdy użytkownik rezerwuje salę na spotkanie, ta informacja jest widoczna w jego kalendarzu. Jeśli chce szybko zarezerwować biurko, wystarczy, że użyje aplikacji na telefonie a po przybyciu do biura zeskanuje kod QR naklejony na biurku i potwierdzi obecność. Aby sprawdzić, kto pracuje z biura wystarczy wejść za pośrednictwem aplikacji na interaktywny plan piętra. 

Zazwyczaj firmy wykorzystują efektywnie swoją przestrzeń biurową zaledwie w 35-50%.3 Bez dostępu do danych na temat tego, jak użytkują biuro pracownicy trudno jest określić, czy firma w pełni wykorzystuje jego potencjał. Bardzo pomocnym rozwiązaniem są czujniki IoT, które na bieżąco rejestrują aktywność w poszczególnych punktach biura. Na tej podstawie można sprawdzić, czy pracownicy rzeczywiście spędzają czas przy zarezerwowanych biurkach oraz które przestrzenie nie są wykorzystywane w optymalny sposób.