Zyskaj większą elastyczność, produktywność i bezpieczeństwo dzięki nowemu podejściu do druku
Pozostań elastyczny i buduj silniejszą cyfrową przyszłość, wykraczając poza tradycyjne drukowanie
Dla małych firm ważne jest, aby technologia, w którą inwestują, spełniała swoje zadanie. Środowisko pracy stale ewoluuje za sprawą oczekiwań klientów i pracowników, postępu technologicznego i rosnącego znaczenia zagadnień związanych z cyberbezpieczeństwem. Jednocześnie możesz żonglować wieloma rolami i zadaniami przy ograniczonych zasobach i możliwościach, co wpływa na Twój czas i efektywność. Wszystko to może odwracać uwagę od tego, co najważniejsze: rozwoju firmy.
W tym kontekście zrozumiałe jest, że oczekujesz urządzenia drukującego, które będzie po prostu działać - drukować, skanować i kopiować. Ale czy to naprawdę stanowi wartość dodaną dla Twojej firmy? A co by było, gdybyś mógł mieć drukarki, które również umożliwiają bardziej elastyczną pracę i usprawniają obieg dokumentów, bez konieczności ponoszenia dużych kosztów początkowych?
Przyjęcie nowego podejścia do drukowania umożliwia firmom optymalizację procesów drukowania i usprawnienie przepływu pracy, co pomaga zwiększyć produktywność, elastyczność, bezpieczeństwo i obniżyć koszty. Oferuje również poziom wsparcia serwisowego zwykle dostępny tylko dla większych organizacji.
Czym jest usługa zarządzania drukiem?
Jak każdy znaczący element technologii w firmie, urządzenia drukujące wiążą się z własnym obciążeniem administracyjnym. Ktoś musi je skonfigurować, zorganizować wsparcie, jeśli się zepsuje, jak również kupić papier, toner i inne materiały eksploatacyjne w odpowiednim czasie, zanim się skończą. Oferując zdalne zarządzanie urządzeniami, konfigurację drukowania, automatyczne zamawianie tonerów i inteligentne zdalne wsparcie, dostawcy usług druku mogą wykonać całą ciężką pracę za Ciebie i spakować to wszystko w umowę najmu lub leasingu. To właśnie nazywamy "usługą zarządzania drukiem". Oznacza to koniec z wyczerpującym się tonerem w połowie drukowania ważnego dokumentu, koniec z konserwacją "z boku biurka" przez osobę, której czas lepiej poświęcić na bardziej wartościowe zadania.
Usługa zarządzania drukiem może być rozszerzona o dodatkowe funkcjonalności, które będą wspierać wysiłki firmy w zakresie cyfryzacji, usprawniając procesy skanowania dokumentów lub automatyzując rutynowe i czasochłonne zadania. Przenosząc drukowanie do chmury, zyskujesz pewność, że dokumenty są dostępne dla wszystkich członków zespołu, w dowolnym miejscu i w bezpieczny sposób.
1. Oszczędność czasu
Nigdy nie ma wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia. Usługi zarządzania drukiem to praktyczny wybór dla właścicieli małych firm, który pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na tym, co najważniejsze.
Jeśli chodzi o instalację, wszystkim zajmie się specjalista. Jeśli chodzi o regularną konserwację, nie oczekuj już zewnętrznych wykonawców ani zagranicznych centrów telefonicznych, tylko przyjaznego wsparcia ekspertów Ricoh w Twoim kraju zawsze wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Oprócz konserwacji, otrzymujesz również inteligentne zdalne wsparcie i raportowanie, generujące wgląd w sposób korzystania z drukarek, dzięki czemu możesz przeorganizować zasoby, aby dopasować je do swoich potrzeb. Możesz także dodać toner, papier i materiały eksploatacyjne do swojej umowy, aby były one zamawianie automatycznie, dzięki czemu nigdy więcej ich nie zabraknie.
2. Bezproblemowa migracja do chmury
Oprócz zmniejszenia obciążeń administracyjnych związanych z posiadaniem urządzeń, zarządzanie drukiem może pomóc w digitalizacji dokumentów i automatyzacji procesów w celu zwiększenia elastyczności, umożliwienia nowych sposobów pracy oraz dalszej oszczędności czasu i pieniędzy.
Dzięki dostępowi do najnowszych urządzeń i aplikacji w chmurze, dokumenty mogą być digitalizowane u źródła, dzięki czemu informacje są szerzej dostępne. Skanowanie OCR "odczytuje" dokumenty, co oznacza, że stają się one edytowalne, możliwe do przeszukiwania oraz mniejsze do przechowywania i udostępniania. Odblokowuje to wiele potencjalnych przepływów pracy, które ułatwią prowadzenie działalności.
Dedykowane aplikacje do digitalizacji umożliwiają również konfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy, takich jak automatyczne wysyłanie wszystkich fizycznych faktur lub rachunków do dedykowanego folderu lub przechowywanie dokumentów przetargowych w folderze zgodności w chmurze. Raz ustanowione przepływy pracy mogą być rozwijane i ulepszane w celu dalszego usprawnienia czasochłonnych i powtarzalnych procesów, pozwalając pracownikom skupić się na bardziej wartościowych działaniach. Dzięki usłudze zarządzania drukiem można płynnie współpracować z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu, zachowując przy tym całkowite bezpieczeństwo.
3. Większe bezpieczeństwo
Większość małych firm nie zdaje sobie sprawy z ryzyka, jakie mogą stanowić niezabezpieczone drukarki. Ze względu na podłączenie do sieci i dysków (i wykorzystywanie ich do obsługi poufnych danych), często są one słabym punktem dostępu, który może być atrakcyjny dla hakerów. Dostawcy usług druku oferują obecnie zintegrowane funkcje, które chronią infrastrukturę, zapewniają bezpieczeństwo danych i ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami. Korzystając z najnowszego sprzętu i oprogramowania, zyskujesz spokój ducha - a inteligentne zdalne wsparcie i konserwacja oznaczają, że urządzenia są natychmiast aktualizowane, co znacznie zawęża pole do cyberataków.
4. Obniżenie i zarządzanie kosztami
Drukarki mogą być kosztowną, ale kluczową inwestycją dla większości małych firm. Oferując możliwość dzierżawy urządzeń zamiast ich bezpośredniego zakupu, koszty są amortyzowane. To przesunięcie - z CapEx do OpEx w bilansie - sprawia, że wydatek jest całkowicie przewidywalny, z bonusem w postaci możliwości automatycznego odnowienia lub wymiany urządzenia na nowy model na koniec umowy, podobnie jak w przypadku umowy telefonicznej. Natomiast dodatkowe usługi chmurowe w znaczący sposób obniżają koszty inwestycji we własną infrastrukturę IT oraz koszty utrzymania takiej infrastruktury. Jest to również elastyczny wybór, dostosowany do zmieniających się potrzeb w zakresie drukowania w biurze. Dzięki zarządzaniu drukiem nie jesteś obciążony wysokimi kosztami ani zablokowany nieelastyczną umową przedpłaconą.
Co sprawia, że rozwiązania Ricoh są najlepszym wyborem dla małych firm?
Rozwiązania Ricoh dla małych firm zostały zaprojektowane w odpowiedzi na wyzwania stojące przed rynkiem. Rozumiemy, że czasu jest mało - technologia to kluczowa inwestycja, która musi się zwrócić, a do rozwoju firmy potrzeba czegoś więcej niż "wystarczająco dobrego" rozwiązania. Dzięki współpracy z Ricoh otrzymujesz wszystkie korzyści płynące z praktycznego wsparcia partnera technologicznego, ale dostarczane w opłacalnym pakiecie. Jako dostawca usług cyfrowych chcemy, abyś osiągnął więcej, bezpiecznie wspierał swoich pracowników oraz był bardziej zwinny i produktywny.
Harald List
Director EMEA Product & Services Management, Ricoh Europe