Optymalizacja kosztów druku – jak lepiej planować budżet i analizować wykorzystanie urządzeń?
Dużą bolączką wielu firm jest brak możliwości precyzyjnej analizy kosztów oraz sposobu wykorzystania posiadanych urządzeń drukujących. Według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów wciąż pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. Jest to zatem istotny, ale mocno niedoceniany obszar, w którym można uzyskać znaczące oszczędności. Wsparciem w rozwiązaniu problemu mogą się okazać oprogramowania takie jak Ricoh Smart Integration, oferujące proaktywny monitoring i możliwość zdalnego zarządzania bez konieczności pracy w tej samej sieci IT.
Pakiet RSI Control+
To doskonałe narzędzie do automatyzacji procesów drukowania w oparciu o jeden sterownik oraz do zarządzania flotą urządzeń. Pozwala ono nie tylko na odciążenie pracy zespołu IT w zakresie wsparcia użytkowników bądź zarządzania sprzętem, ale także na planowanie wydatków przeznaczonych na druk dzięki intuicyjnemu modułowi raportowania.
Monitoring urządzeń bez żadnych ograniczeń
Funkcja automatycznego generowania raportów per urządzenie umożliwia weryfikację, w jaki sposób dany sprzęt jest eksploatowany. W raportach znajdują się informacje dotyczące m.in. liczby wydrukowanych stron i kopii oraz zeskanowanych dokumentów. Umożliwia to dokładne przeanalizowanie, czy dane urządzenie nie jest np. przeciążone i istnieje potrzeba zastąpienia go wydajniejszym modelem lub urządzeniem z jednoprzebiegowym skanerem w sytuacji, gdy liczba skanowanych dokumentów jest wysoka.
Planuj redukcję kosztów wydruku
Dostępne są również raporty per dział lub per użytkownik, które obrazują, w jaki sposób pracownicy korzystają z urządzeń w rozbiciu na prace kolorowe i czarno-białe. Dzięki tym informacjom, w połączeniu z funkcją umożliwiającą np. zablokowanie wydruków kolorowych dla poszczególnych osób lub grup użytkowników, możliwe jest planowanie obniżenia kosztów wydruków w danej organizacji.
Wsparcie w przygotowaniu raportów
RSI Control+ oferuje także bardziej zaawansowaną funkcjonalność dla wymagających organizacji. Przykładem takiej funkcji może być funkcja billing code, umożliwiająca rozliczanie projektów, jak również funkcja alokacji kosztów wydruków. Polega ona na przypisaniu aktualnych stawek kosztu wydruku jednej strony do funkcji raportowania, co w efekcie umożliwia sprawne przedstawienie gotowego raportu kosztów za dany miesiąc. Raporty mogą być generowane cyklicznie i automatycznie wysyłane przez system.
Prosto i intuicyjnie
Co istotne, Ricoh Smart Integration charakteryzuje się również prostą instalacją, która nie wymaga przechodzenia zaawansowanych i wielogodzinnych szkoleń, oraz ujednoliconym i intuicyjnym interfejsem, który pomaga w wydajnym administrowaniu zasobami. Rozwiązanie pozwala również na wykorzystywanie urządzeń mobilnych w codziennej pracy, a także umożliwia drukowanie prac z dowolnego miejsca i urządzenia.
Ogranicz koszty infrastruktury IT
Ricoh Smart Integration to rozwiązanie chmurowe, do którego działania nie ma potrzeby posiadania fizycznego serwera druku w organizacji. W praktyce oznacza to brak wydatków na zakup serwera, minimalizację ryzyka nieprzewidzianych wydatków w przypadku awarii oraz ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem serwera, takie jak np. aktualizacje oprogramowania bądź zużycie energii. Jest to też znaczna oszczędność czasu dla specjalistów IT, którzy mogą dzięki temu skupić się na innych zadaniach zamiast obsługiwania problemów technicznych użytkowników.
RSI – 60-dniowa wersja testowa
Jeśli posiadasz inteligentne urządzenia wielofunkcyjne Ricoh, wypróbuj darmową wersję testową wybranego pakietu Ricoh Smart Integration przez 60 dni. https://trial.ricoh-smart-integration.com/pl.