Zwiększ kreatywność środowiska pracy dzięki automatyzacji

Dzięki pojawieniu się chatbotów, czyli wirtualnych asystentów opartych na sztucznej inteligencji, oraz coraz bardziej zaawansowanej robotyki, ludzie często kojarzą automatyzację z przejęciem w niedalekiej przyszłości naszych miejsc pracy.

W rzeczywistości automatyzacja stoi za cyfrową ewolucją większości firm, które starają się przekształcić swoją działalność. Jeśli chodzi o cyfrową transformację, firmy znajdują się na różnych etapach tej podróży.

Coraz mniejsza produktywność i presja ekonomiczna zwiększają zainteresowanie automatyzacją procesów biznesowych, ponieważ firmy dążą do optymalizacji budżetów, usprawnienia przepływów pracy i zwiększenia wydajności.

Wyniki badania Ricoh Europe pokazały, że cyfrowa transformacja może zwiększyć PKB Unii Europejskiej i Wielkiej Brytanii o 3,4% w ciągu najbliższych pięciu lat, co odpowiada wzrostowi o 622 miliardy euro. W czasach, gdy wiele firm boryka się ze stagnacją gospodarczą i ograniczaniem zasobów, jest to niezwykle kusząca perspektywa.

Podczas gdy pracownicy w przeważającej mierze opowiadają się za automatyzacją (69% badanych jest gotowych do korzystania z automatyzacji w celu ograniczenia zadań wprowadzanych ręcznie), ważne jest, aby firmy wprowadzały ich w proces cyfryzacji. Pomoże to złagodzić wszelkie obawy przed „przejęciem miejsc pracy przez roboty” i zademonstruje płynące z niej korzyści. 

W jaki sposób firmy mogą najskuteczniej wyjaśnić cel automatyzacji? Jaka jest różnica między narzędziami przepływu pracy a automatyzacją procesów i jak można zapewnić, że pracownicy pozostaną w centrum procesu decyzyjnego?

Usprawnienie działań w miejscu pracy

W świecie pozornej natychmiastowości, procesy manualne są dla klientów i pracowników zdecydowanie nie do przyjęcia. Przetwarzanie danych wyłącznie przez człowieka powoduje niepotrzebne opóźnienia i błędy. Na przykład, w wyniku ręcznego wykonywania czynności zespoły księgowe błędnie klasyfikują jedną na 20 faktur. Klienci liczą na doskonałą i szybką obsługę, a transakcje cyfrowe stają się raczej minimalnym oczekiwaniem niż dodatkowym bonusem. Standaryzacja procesów poprzez automatyzację pomaga poprawić obsługę klienta poprzez przyspieszenie reakcji, zmniejszenie marginesu błędu i podniesienie jakości. 

Tymczasem pracownicy pragną automatyzacji, dzięki której mogliby skupić się na bardziej satysfakcjonującej pracy napędzającej innowacje. Przetwarzanie papierowych dokumentów wymaga czasu i cierpliwości, pozostawiając mniej czasu na rozwiązywanie problemów, które przyspieszą rozwój firmy. Wyniki naszego badania pokazały, że 64% pracowników w Europie czerpałoby większą przyjemność z pracy, gdyby tylko mieli czas na realizację kreatywnych projektów. Przeniesienie wymagających obowiązków administracyjnych do świata cyfrowego pomaga zwiększyć zaangażowanie pracowników i sprawić, że poczują się bardziej docenieni.

Oprócz poprawy kultury pracy, automatyzacja przynosi wyraźne korzyści w zakresie produktywności. Dla firm ręczne procesy wiążą się z wysokimi kosztami pracy i niską wartością dodaną, nie wspominając o wyzwaniach związanych ze zgodnością i bezpieczeństwem fizycznych dokumentów. Oprócz optymalizacji zasobów i zapewnienia spokoju, że dokumenty są bezpiecznie przechowywane, automatyzacja procesów oferuje również korzyści dla środowiska, ponieważ firmy zużywają mniej papieru.

Przepływ pracy a automatyzacja procesów

Transformacja często przebiega w różnych obszarach działalności firmy. Niektóre z nich zautomatyzowały poszczególne procesy, takie jak cyfryzacja faktur, a inne całe przepływy pracy w ramach działu, np. wdrażanie nowych pracowników. Przed zintegrowaniem nowej technologii w celu cyfryzacji danego procesu, zespoły IT muszą zrozumieć szczegóły danego zagadnienia. Czy automatyzacja jednego konkretnego przepływu pracy rozwiązałaby daną kwestię, czy też istnieje szerszy problem biznesowy, który wymaga większej infrastruktury technicznej?

Narzędzia przepływu pracy automatyzują dany proces, rozpoczynając go w jednym punkcie i kończąc w innym. Jednym z przykładów jest weryfikacja formularza rekrutacyjnego przez dział HR. Takie produkty jak DocuWare umożliwiają automatyzację obiegu dokumentów, zmniejszając koszty papieru i przyspieszając dostęp do potrzebnych informacji. Przykładowym procesem, który można przenieść do świata cyfrowego, jest wdrażanie nowych pracowników, ponieważ obejmuje on dokumenty z wielu lokalizacji. Platformy automatyzacji zmniejszają liczbę punktów styku, zwiększając jego wydajność i tempo pracy. 

Współpraca z partnerem cyfrowym pomaga firmom podejmować świadome, strategiczne decyzje dotyczące transformacji i wybierać rozwiązania spełniające ich potrzeby. Jeszcze lepiej jest wybrać kompleksowego partnera, który zapewni lepsze dostosowanie platform w całej firmie.