Potęga optymalizacji. Odblokuj wzrost wydajności procesów w twojej firmie

Istota optymalizacji procesów biznesowych

- W dużym uproszczeniu, polega ona na zwiększeniu wydajności i efektywności przeprowadzanych operacji. Obejmuje identyfikację nieprawidłowości, automatyzację powtarzających się zadań oraz tworzenie elastycznych miejsc pracy – podkreśla Richard. Dodatkowo definiuje BPM (z ang. Business Process Management) jako dyscyplinę, która odkrywa, analizuje, mierzy, optymalizuje, automatyzuje i ulepsza procesy biznesowe. – Nie chodzi tu tylko o wdrażanie technologii, ale również o ponowne wyobrażenie sobie, w jaki sposób powinna być wykonywana praca. Poprzez skrupulatne mapowanie procesów, zrozumienie współzależności i wskazanie „wąskich gardeł”, organizacje mogą ruszyć w podróż w kierunku kompleksowej optymalizacji.

Wyzwania, przed którymi stoi biznes

Gospodarka zmaga się dzisiaj z rosnącymi kosztami pracy, niedoborami talentów, inflacją, podwyżkami stóp procentowych oraz widmem nadchodzącej recesji. – To wszystko zbiegło się w jednym czasie i gwałtownie pojawiło się nad naszymi głowami, niczym komórka burzowa. Aby nie tylko przetrwać, ale i rozwijać się, firmy muszą być efektywne operacyjnie – mówi Jones.

Na dowód tej tezy przytacza wyniki badania 2022 State of Shared Services, w którym aż 81% badanych uznało, że automatyzacja powinna zostać pilnie wdrożona w swoich organizacjach, aby zmodernizować procesy i osiągnąć doskonałość operacyjną.

Pięć kluczowych wskaźników

Ekspert Ricoh wyszczególnia pięć najbardziej istotnych zagadnień, które menedżerowie powinni przeanalizować, aby sprostać wyzwaniom jutra:

1. Dokumentacja papierowa wymaga dużych nakładów i jest podatna na błędy przy wprowadzaniu danych
2. Pracochłonne procesy o niskich marżach wymagają poprawy wydajności.
3. Złożone procesy z wieloma przełączeniami między osobami i/lub zespołami generują opóźnienia i są nieefektywne
4. Procesy o długim cyklu realizacji i wysokim poziomie błędów prowadzą do niezadowolenia klientów i generują dodatkowe koszty, co czyni je idealnym do optymalizacji
5. Procesy o niskim wskaźniku oddziaływania bezpośredniego kryją potencjalne możliwości zwiększenia ich efektywności.

Historie z życia wzięte

Jako przykład Richard Jones wskazuje wiodącego dostawcę chemikaliów, który zmagał się z wysokimi kosztami przetwarzania, narastającymi zaległościami, licznymi błędami i żmudnym zadaniem przejęcia innej organizacji. – Dzięki przeniesieniu procesów finansowo-księgowych do Ricoh, które stosuje technologie oparte na sztucznej inteligencji, firma osiągnęła znaczącą poprawę wyników. Skrócono czas procedowania zadań, ograniczono liczbę pomyłek, a integracja z nowym podmiotem przebiegła płynnie.

Zdaniem Jonesa procesy finansowe i księgowe są na szczycie listy obszarów, które firmy chcą optymalizować, ze względu na ich znaczący wpływ na marże. Oprócz zwiększonej wydajności usprawniają przepływy pieniężne i poprawiają płynność finansową.

Rola sztucznej inteligencji

AI to przełom na rynku optymalizacji procesów biznesowych. Jako narzędzia wspierające transformację cyfrową firm Richard wskazuje Machine Learning, przetwarzanie języka i inteligencję generatywną. – Automatyzują one powtarzalne zadania, wyciągają wnioski nawet z nieustrukturyzowanych danych, a nawet potrafią samodzielnie generować treści, usprawniając tym samym operacje w różnych obszarach działalności firmy.

Outsorcing – przyszłość świata cyfrowego

Cytując giganta z branży konsultingowej, McKinsey & Company, outsorcing nowych technologii to „koncentracja na przekształceniu operacji za pomocą cyfryzacji, przy czym zewnętrzni dostawcy przejmują odpowiedzialność za bardziej złożone procesy i otrzymują wynagrodzenie zgodne z osiągniętymi wynikami i zakresem wdrażanych przez nich rozwiązań technologicznych”. Powyższa definicja odzwierciedla przejście z czysto transakcyjnego podejścia do radykalnej cyfryzacji, w której dostawcy odgrywają kluczową rolę w realizacji wyników za pomocą m.in. sztucznej inteligencji i zrobotyzowanej automatyzacji.

ESG – optymalizacja idzie w parze ze zrównoważonym rozwojem

Richard Jones podkreśla coraz większe znaczenie czynników środowiskowych, społecznych i zarządczych, które krzyżują się z procesami optymalizacji na wiele sposobów.

– Kiedy uciążliwe zadania są zautomatyzowane bądź zlecane dostawcom zewnętrznym, pracownicy zyskują więcej czasu na projekty o większej wartości, z których mogą czerpać satysfakcję. Jest to nie tylko zgodne z zasadami ESG, ale także pozytywnie wpływa na dobre samopoczucie w środowisku pracy i pośrednio na wyniki osiągane w organizacji – podkreśla. Firmy, które mocno stawiają na zrównoważony rozwój, nie tylko wzmacniają swój wizerunek i zaufanie wśród interesariuszy, ale też i zapewniają sobie długoterminowy sukces na rynku pracy.

Optymalizacja procesów dla lepszej przyszłości

Podsumowując, optymalizacja procesów biznesowych nie jest jedynie rozwiązaniem, dzięki któremu można ograniczyć koszty w firmie. To strategiczny aspekt kształtujący współczesny rynek. Wdrażane rozwiązania pozwalają zwiększyć zdolność skutecznego reagowania na różnorodne wyzwania. Wykorzystując najnowsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja, menedżerowie mogą wywierać pozytywny wpływ na społeczeństwo i spełniać wymogi odpowiedzialnego biznesu. W obecnych realiach firmy powinny postawić na osiągnięcie doskonałości operacyjnej poprzez wspieranie bardziej odpowiedzialnej i wydajnej przyszłości.