Pracownicy są zmęczeni nawałem zadań administracyjnych!

• Presja związana z obowiązkami administracyjnymi staje się jednym z głównych powodów zwiększających rotację pracowników w Europie
• 14% badanych pracowników rozważało odejście z pracy wyłącznie z powodu obciążeń administracyjnych
• Nadmierna biurokracja osłabia morale, dobre samopoczucie i relacje w zespołach 
• Prawie jedna trzecia pracowników obawia się, że ich stanowiska znikną z powodu sztucznej inteligencji i automatyzacji

Wyniki badań zrealizowanych przez Opinion Matters na zlecenie Ricoh pokazują niepokojący trend związany ze spadkiem zaangażowania pracowników w związku z rosnącą liczbą zadań o charakterze administracyjnym. Ich nadmiar wpływa negatywnie na postrzeganie pracodawcy oraz przyśpiesza decyzję o jego zmianie. Badaniem objęto pracowników z różnych krajów w Europie, odpowiedzialnych za decyzje zakupowe w działach HR, finansów i administracji.

Tylko 43% ankietowanych europejskich pracowników biurowych deklaruje, że większość dnia pracy poświęcają zadaniom przynoszącym bezpośrednią wartość, podczas gdy ponad jedna czwarta (26%) twierdzi, że większość czasu pochłaniają im zadania administracje niezwiązane z ich podstawowymi obowiązkami. W efekcie pracownicy tracą na takie zadania średnio 15 godzin tygodniowo - czyli niemal dwa dni pracy. 

Relacje pod presją

Niemal co piąty pracownik (18%) przyznaje, że obowiązki administracyjne wywołują obecnie konflikty lub napięcia w zespole, a 14% odczuwa frustrację wobec współpracowników, którzy mają mniej obowiązków administracyjnych.

Mniej niż jedna czwarta (23%) uważa, że prace administracyjne są rozłożone równo, a 16% dostrzega napięcia międzypokoleniowe - młodsi pracownicy są postrzegani, jako mniej skłonni do wykonywania takich zadań.

Prowadzi to do spadku motywacji w całej Europie. Niemal jedna czwarta badanych (23%) twierdzi, że nadmiar zadań administracyjnych ogranicza ich produktywność, a 19% czuje się mniej zmotywowanych lub zniechęconych do pracy. Taki sam odsetek uważa, że ogranicza to również kreatywność.

Dla części pracowników presja jest na tyle duża, że rozważają odejście z firmy, a 14% przyznaje, że myślało o rezygnacji wyłącznie z tego powodu.

Rozbieżności między pracodawcami a pracownikami

Wielu pracowników uważa, że ich pracodawcy nie rozumieją codziennych realiów związanych z obowiązkami administracyjnymi. Tylko 18% czuje, że firmie zależy na ograniczeniu przeciążenia administracją, a jedna czwarta (25%) twierdzi, że menedżerowie nie doceniają, ile czasu takie zadania naprawdę pochłaniają.

Wraz ze wzrostem popularności sztucznej inteligencji i automatyzacji, 31% ankietowanych przyznało się do obaw związanych z możliwością zastąpienia ich przez technologie. Bez jasnej komunikacji na temat tego, w jaki sposób nowe narzędzia będą wdrażane, frustracja i poczucie wyobcowania mogą narastać, potencjalnie zwiększając rotację pracowników. 

Michael Vavakis, Chief People Officer w Ricoh Europe, powiedział:

 „Kiedy pracownicy czują, że znaczną część tygodnia pochłaniają powtarzające się zadania administracyjne, wpływa to na poczucie stabilności ich roli. Z czasem może to osłabiać motywację, kreatywność i poczucie, że poświęcają czas na pracę, która naprawdę ma znaczenie. Nic dziwnego, że dla niektórych osób ta presja staje się czynnikiem decydującym o tym, czy zostać, czy odejść.

Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że wiele organizacji jest przekonanych, iż nowe procesy i technologie odciążyły pracowników. Jeśli jednak pracownicy wciąż na co dzień zmagają się z tymi samymi problemami, to ta różnica w postrzeganiu może dyskretnie, lecz szybko podkopywać zaufanie. Przeciążenie obowiązkami administracyjnymi nie jest jedynie kwestią efektywności - to sygnał, jak bardzo wspierani czują się dziś ludzie w swojej pracy.”

„Jednocześnie wielu pracowników obawia się wpływu sztucznej inteligencji i automatyzacji na ich zadania. Kiedy technologia jest wdrażana w sposób przejrzysty, z realnym wsparciem w rozwoju kompetencji, powinna dawać ludziom poczucie bezpieczeństwa, a nie budzić niepokój. Retencja ostatecznie zależy od tego, czy pracownicy czują się doceniani, wspierani i pewni, że zajmują ważne miejsce w przyszłości organizacji.”

Pracownicy biorący udział w badaniu jasno wskazują, jak odciążenie ich z nadmiaru zadań administracyjnych wpłynęłoby na ich codzienne doświadczenia w pracy. Niemal trzech na dziesięciu (29%) twierdzi, że praca sprawiałaby im większą przyjemność, gdyby mogli w większym stopniu skupić się na zadaniach kreatywnych. Jedna czwarta wykorzystałaby ten czas na regenerację, a 23% zainwestowałoby go w rozwijanie nowych umiejętności.