Elektroniczny obieg dokumentów - jak go wykorzystać w usprawnieniu onboardingu nowych pracowników?

Onboarding stanowi bardzo ważny etap adaptacji nowego pracownika. Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwi ten proces. To, w jaki sposób został przeprowadzony onboarding, niejednokrotnie ma kluczowy wpływ na zaangażowanie i sukces nowego pracownika w organizacji. Onboarding wiąże się z koniecznością przygotowania szeregu dokumentów, które muszą następnie zostać podpisane i archiwizowane w teczce pracowniczej. 

W wielu firmach nadal oznacza  to dla pracowników działu HR wiele  manualnych zadań związanych m.in. z  wprowadzaniem danych. Druga kwestia dotyczy samych  danych, które pozyskujemy w procesie onboardingu i systemami do których muszą trafić. Jeśli te nie są ze sobą powiązane, wiąże się to z dublowaniem pracy i koniecznością wprowadzania informacji do kilku różnych platform, które ze sobą nie współpracują. Trzecia kwestia dotyczy  procedur związanych z onboardingiem, które obowiązują w firmie. Informacje o nowym pracowniku muszą trafić z odpowiednim wyprzedzeniem do kilku działów: administracji, IT, szkoleń… Ten proces wymaga uporządkowania i monitorowania. Odpowiedni system, może zadbać automatycznie o terminowe wykonanie zadań przez wszystkie zaangażowane w proces onboardingu działy i osoby w firmie.

Na wszystkich tych etapach dużym ułatwieniem może okazać się platforma do elektronicznego obiegu dokumentów Docuware. Zachęcamy do lektury artykułu, jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na ten temat.

Jakie są problemy związane z onboardingiem?

Wiele osób zastanawia się, jak zapewnić płynny obieg dokumentów w firmie i ich archiwizację w procesach związanych z zatrudnianiem nowych pracowników. Pracownicy działu HR borykają się z wieloma wyzwaniami w trakcie onboardingu. Należą do nich: 

• czasochłonne, manualne procesy związane z przygotowywaniem umów;
• konieczność skoordynowania oraz dostarczenia informacji o nowym pracowniku do wielu działów w firmie np. administracji (karta wejściowa itd.), IT (przygotowanie dostępów, sprzętu);
• dbałość o terminową realizację wszystkich zadań - badań, szkoleń itd.

Jak można to usprawnić, dzięki DocuWare

System elektronicznego obiegu dokumentów Docuware pozwala usprawnić te procesy oraz zadbać o ich terminowy i prawidłowy przebieg. Co konkretnie można usprawnić poprzez program do elektronicznego obiegu dokumentów Docuware?

1. Przyspieszyć  i zautomatyzować przygotowanie oraz zatwierdzanie dokumentów, umów, skierowań, planów szkoleń, związanych z onboardingiem nowych pracowników.

2. Przeprowadzić cyfryzację i usprawnić archiwizację dokumentów. 

3. Zmniejszyć do minimum liczbę manualnych zadań związanych z obsługą procesów, które należy zrealizować przy onboardingu.

4. Zredukować liczbę błędów ludzkich.

5. Zadbać o  terminowość wykonania zadań przez wszystkie zaangażowane w proces onboardingu działy i osoby w firmie.

Jakie narzędzia oferuje DocuWare?

Ricoh oferuje systemy zarządzania dokumentami, dzięki którym praca przebiega płynniej, co wiąże się także z większą wydajnością pracowników. Wśród narzędzi Docuware oferowane są:

• Elektroniczne formularze - dzięki nim przyszły pracownik sam może uzupełnić wszystkie dane potrzebne do przygotowania umowy, DocuWare pobierze je do systemu. 
• E-teczka - w DocuWare można stworzyć elektroniczną teczkę pracowniczą. Dział HR zyskuje wygodne narzędzie, w którym może stworzyć centralną bazę wszystkich kluczowych dokumentów pracowniczych. Onboarding pracowników wiąże się zwykle z przygotowywaniem wielu dokumentów. Decydując się na  elektroniczny obieg dokumentów, możemy znacznie usprawnić ten proces.