Zasady dotyczące plików cookie

Firma Ricoh wykorzystuje narzędzia do gromadzenia danych, takie jak pliki cookie, aby zwiększyć przydatność witryny dla użytkowników. Informacje o zmianie tych ustawień i o plikach cookie można uzyskać tutaj.

Elektroniczny obieg dokumentów - jak go wykorzystać w usprawnieniu onboardingu nowych pracowników?

Onboarding stanowi bardzo ważny etap adaptacji nowego pracownika. Elektroniczny obieg dokumentów znacznie ułatwi ten proces. To, w jaki sposób został przeprowadzony onboarding, niejednokrotnie ma kluczowy wpływ na zaangażowanie i sukces nowego pracownika w organizacji. Onboarding wiąże się z koniecznością przygotowania szeregu dokumentów, które muszą następnie zostać podpisane i archiwizowane w teczce pracowniczej. 

W wielu firmach nadal oznacza  to dla pracowników działu HR wiele  manualnych zadań związanych m.in. z  wprowadzaniem danych. Druga kwestia dotyczy samych  danych, które pozyskujemy w procesie onboardingu i systemami do których muszą trafić. Jeśli te nie są ze sobą powiązane, wiąże się to z dublowaniem pracy i koniecznością wprowadzania informacji do kilku różnych platform, które ze sobą nie współpracują. Trzecia kwestia dotyczy  procedur związanych z onboardingiem, które obowiązują w firmie. Informacje o nowym pracowniku muszą trafić z odpowiednim wyprzedzeniem do kilku działów: administracji, IT, szkoleń… Ten proces wymaga uporządkowania i monitorowania. Odpowiedni system, może zadbać automatycznie o terminowe wykonanie zadań przez wszystkie zaangażowane w proces onboardingu działy i osoby w firmie.

Na wszystkich tych etapach dużym ułatwieniem może okazać się platforma do elektronicznego obiegu dokumentów Docuware. Zachęcamy do lektury artykułu, jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na ten temat.

Jakie są problemy związane z onboardingiem?

Wiele osób zastanawia się, jak zapewnić płynny obieg dokumentów w firmie i ich archiwizację w procesach związanych z zatrudnianiem nowych pracowników. Pracownicy działu HR borykają się z wieloma wyzwaniami w trakcie onboardingu. Należą do nich: 
  • czasochłonne, manualne procesy związane z przygotowywaniem umów;
  • konieczność skoordynowania oraz dostarczenia informacji o nowym pracowniku do wielu działów w firmie np. administracji (karta wejściowa itd.), IT (przygotowanie dostępów, sprzętu);
  • dbałość o terminową realizację wszystkich zadań - badań, szkoleń itd.

Jak można to usprawnić, dzięki DocuWare

System elektronicznego obiegu dokumentów Docuware pozwala usprawnić te procesy oraz zadbać o ich terminowy i prawidłowy przebieg. Co konkretnie można usprawnić poprzez program do elektronicznego obiegu dokumentów Docuware?

1. Przyspieszyć  i zautomatyzować przygotowanie oraz zatwierdzanie dokumentów, umów, skierowań, planów szkoleń, związanych z onboardingiem nowych pracowników.
2. Przeprowadzić cyfryzację i usprawnić archiwizację dokumentów. 
3. Zmniejszyć do minimum liczbę manualnych zadań związanych z obsługą procesów, które należy zrealizować przy onboardingu.
4. Zredukować liczbę błędów ludzkich.
5. Zadbać o  terminowość wykonania zadań przez wszystkie zaangażowane w proces onboardingu działy i osoby w firmie.

Jakie narzędzia oferuje DocuWare?

Ricoh oferuje systemy zarządzania dokumentami, dzięki którym praca przebiega płynniej, co wiąże się także z większą wydajnością pracowników. Wśród narzędzi Docuware oferowane są:
  • Elektroniczne formularze - dzięki nim przyszły pracownik sam może uzupełnić wszystkie dane potrzebne do przygotowania umowy, DocuWare pobierze je do systemu. 
  • E-teczka - w DocuWare można stworzyć elektroniczną teczkę pracowniczą. Dział HR zyskuje wygodne narzędzie, w którym może stworzyć centralną bazę wszystkich kluczowych dokumentów pracowniczych. Onboarding pracowników wiąże się zwykle z przygotowywaniem wielu dokumentów. Decydując się na  elektroniczny obieg dokumentów, możemy znacznie usprawnić ten proces.

|O Ricoh|

Ricoh to globalna firma z branży technologicznej. Jej rozwiązania pozwalają tworzyć nowoczesne środowisko pracy. Od ponad 80 lat Ricoh kreuje innowacje i jest wiodącym dostawcą rozwiązań w dziedzinie zarządzania dokumentami, usług IT, multimediów, drukowania komercyjnego i produkcyjnego, aparatów cyfrowych i systemów produkcyjnych.

Grupa Ricoh z siedzibą w Tokio działa w około 200 krajach i regionach. W roku finansowym zakończonym w marcu 2019 r. Grupa Ricoh osiągnęła wynik sprzedaży na całym świecie w wysokości 2,013 mld jenów (ok. 18,1 mld USD).  

Więcej informacji na stronie www.ricoh.pl

Kontakt dla mediów
Katarzyna Dawidowska

Ricoh Polska Sp. z o.o.
e-mail: kdawidowska@ricoh.pl
www.ricoh.pl
www.facebook.com/ricohpolska