Elektroniczny obieg dokumentów - co to jest?

Elektroniczny obieg dokumentów - co to jest i czy warto z niego korzystać? Z pewnością, ponieważ pozwala zgromadzić w jednym miejscu oraz uporządkować dokumenty w firmie. To system, który umożliwia sprawne i efektywne zarządzanie dokumentacją elektroniczną oraz papierową. Jeżeli ważna jest dla Ciebie stworzenie innowacyjnego i efektywnego środowiska pracy, warto sięgać po nowoczesne rozwiązania usprawniające codzienne funkcjonowanie.

Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie często się nie sprawdza. Jakie problemy pojawiają się najczęściej?

• pracownicy czują się przytłoczeni papierową dokumentacją;
• podczas pracy zdalnej pojawiają się trudności z uzyskaniem dostępu do ważnych dokumentów;
• w firmie dużo czasu poświęcane jest na poszukiwanie dokumentacji, która została źle zarchiwizowana albo się zgubiła.

Jeżeli i Tobie nie są obce powyższe stwierdzenia, to warto rozważyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Korzystając z ESOD, możesz znacznie usprawnić proces obiegu dokumentacji w biurze, dzięki czemu Twój zespół zyska na czasie, który można przeznaczyć na ważniejsze zadania. Zredukujesz również koszta, co pozytywnie wpłynie na budżet firmy. 

Kto może zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów?

Jeżeli prowadzisz większą firmę, to zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, że im więcej mamy klientów i pracowników, tym trudniejsze staje się sprawne zarządzanie dokumentacją. Wówczas warto pomyśleć o systemach informatycznych, służących do elektronicznego obiegu dokumentów, które niosą za sobą wiele korzyści. Za ich pomocą możesz skrócić czas poświęcany na tworzenie, drukowanie, kopiowanie i wysyłanie dokumentów, bardziej płynny stanie się także system obiegu korespondencji. Pozwolą też zredukować koszty biurokracji. Również w administracji publicznej system EOD doskonale się sprawdzi i uprości oraz skróci wiele czasochłonnych procedur. Programy do elektronicznego systemu obiegu dokumentów zapewniają także bezpieczeństwo informacji w biurze czy urzędzie.

Niemal każda firma napotyka trudności w przypadku obiegu dokumentów księgowych. W formie papierowej sprawiają problemy, jeśli chodzi o zarządzanie, katalogowanie, udostępnianie oraz przechowywanie, co niesie za sobą również spore koszta. Decydując się na EOD, sprawisz, że w tym obszarze znacznie poprawi się funkcjonowanie Twojej firmy.

Zalety użytkowania elektronicznego obiegu dokumentów

Kiedy oceniamy poszczególne systemy do elektronicznego obiegu dokumentów należy zwrócić szczególną uwagę na takie aspekty, jak: elastyczność, skalowalność i kompatybilność z innymi systemami. Wdrożenie lepiej planować etapowo i rozpocząć od np. modułu Obiegu Faktur, Cyfrowego Archiwum lub E teczki Pracownika. Docuware, rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów oferowane przez Ricoh, można sprawnie wprowadzać w taki sposób. 

Jakie są zalety korzystania z Docuware?

• możliwość budowy bezpiecznego cyfrowego archiwum oraz ujednolicenia standardów dotyczące archiwizacji;
• wyszukiwanie danych i praca z dokumentami będzie przebiegać szybciej oraz bardziej płynnie;
• zyskanie bezpiecznego oraz kontrolowanego dostępu do dokumentacji z każdego miejsca na świecie;
• większa elastyczność, jeśli chodzi o reorganizację pracy, np. na tryb zdalny i hybrydowy;
• automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych zadań dotyczących pracy z dokumentacją.

Wybierając EOD ułatwiasz zarządzanie dokumentacją i procesami w swojej firmie, zyskując na czasie oraz redukując koszty. Sprawna i bardziej efektywna praca w tym zakresie pozwoli Twoim pracownikom skupić się na bardziej istotnych zadaniach, co przysłuży się rozwojowi firmy.