E-teczka pracownika w DocuWare

E-teczka ułatwia szybkie wyszukiwanie dokumentów, zwiększa redukcję zużycia papieru oraz ograniczenie powierzchni potrzebnej do przechowywania tradycyjnej dokumentacji. Jest to również ogromne udogodnienie dla pracowników działów HR, którzy dzięki temu rozwiązaniu zyskują bezpieczny dostęp do dokumentów z każdego miejsca. 

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej decyduje się  coraz więcej firm. Szczególnie, że obowiązują już stosowne przepisy regulujące tę kwestię. Digitalizacja dokumentów pracowniczych jest możliwa od 1 stycznia 2019 roku, kiedy to w życie weszła ustawa umożliwiająca wybór między prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej bądź elektronicznej.

Dlaczego warto przejść na dokumentację elektroniczną?

Korzystanie z systemu pozwalającego na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w firmie elektronicznej to bardzo ważny krok w cyfrowej transformacji działu HR. Elektroniczna teczka pracownika w DocuWare skraca czasochłonne procesy, takie jak ręczne przepisywanie danych i pozwala zająć się ważniejszymi kwestiami w firmie. To system, dzięki któremu zaoszczędzisz sporo czasu oraz nakładów finansowych, a praca w biurze będzie przebiegała znacznie sprawniej oraz wydajniej. Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu zyskasz większą kontrolę nad integralnością i kompletnością danych. Bowiem ryzyko zniszczenia lub utraty dokumentów jest o wiele mniejsze, jeśli korzystasz z e-teczki.

Warto zeskanować elektroniczne akta osobowe i przenieść je do obszaru cyfrowego. Zdigitalizowana teczka pracownicza zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Postaw na elektroniczny obieg dokumentów, a będziesz zaskoczony, jak wiele korzyści przyniesie on Twojej firmie. Co ważne, system DocuWare można zintegrować z innymi systemami funkcjonującymi w firmie - eliminuje to konieczność ponownego wprowadzania  danych.

Jak przejść na dokumentację elektroniczną?

Jak wygląda proces przejścia na elektroniczną dokumentację? Akta pracownicze muszą zostać odwzorowane cyfrowo - tzn. zeskanowane i opatrzone podpisem elektronicznym/kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy/kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, zatwierdzającym, że dokument jest odwzorowany zgodnie z dokumentem w papierowej formie. Odpowiedni program pozwala na załączenie dokumentów do e-teczki osobowej. Czy wiesz jak długo przechowuje się akta osobowe? Przez aż 50 lat, jednak jeśli zdecydujemy się na e-Akta, obowiązek ten skróci się do 10 lat.

Obecnie przepisy umożliwiają wydawanie dokumentów także w formie cyfrowej. E-teczka to doskonałe i bardzo wygodne rozwiązanie. Teraz przechowywanie oraz archiwizacja akt osobowych stają się wiele łatwiejsze. 

Co to jest e-teczka?

Decydując się na digitalizację dokumentów w firmie, warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Specjaliści Ricoh dysponują bogatym doświadczeniem z wdrożeń systemu Docuware dla przedsiębiorstw. Oferowana  przez nich E-teczka, pozwala na znaczne usprawnienie pracy działu HR. Umożliwia automatyzację wielu zadań oraz sprawną elektroniczną archiwizację, bezpieczeństwo danych, łatwy dostęp do dokumentów, czy zminimalizowanie ryzyka utraty albo zniszczenia dokumentacji. Inne korzyści to mniejsze koszty obsługi pracowników oraz brak potrzeby gromadzenia tradycyjnej dokumentacji w formie papierowej.

E -teczka w DocuWare ułatwia:

• Kontrolę terminów np. związanych z badaniami okresowymi, certyfikatami
• Monitorowanie kompletności dokumentacji pracowniczej - system automatycznie alarmuje o brakujących dokumentach
• Zachowanie zgodności z przepisami
• Ochronę wrażliwych danych - dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby, a system monitoruje wprowadzane zmiany

System DocuWare zapewnia:

• Pełną zgodność z wymogami E-Akt
• Automatyczną klasyfikację dokumentów w oparciu o metadane
• Scentralizowaną bazę e-teczek
• Wyszukiwanie w treści dokumentów i w oparciu o metadane

System można wygodnie rozwijać o dodatkowe opcje:

• Wsparcie rekrutacji
• Wsparcie onboardingu pracowników
• Oceny okresowe
• Obsługę wniosków urlopowych

Jeśli zależy Ci na uporządkowanej dokumentacji, z której Twoi pracownicy będą mogli korzystać w bezpieczny i wygodny sposób, to dobrze jest zdecydować się na korzystne rozwiązanie w postaci e-teczki.

Przeczytaj też:

Elektroniczny obieg dokumentów - od czego zacząć?

Elektroniczny obieg dokumentów - co to jest?