E-teczka pracownika w DocuWare

Na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej decyduje się  coraz więcej firm. Szczególnie, że obowiązują już stosowne przepisy regulujące tę kwestię. Digitalizacja dokumentów pracowniczych jest możliwa od 1 stycznia 2019 roku, kiedy to w życie weszła ustawa umożliwiająca wybór między prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w formie papierowej bądź elektronicznej.

Dlaczego warto przejść na dokumentację elektroniczną?

Korzystanie z systemu pozwalającego na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w firmie elektronicznej to bardzo ważny krok w cyfrowej transformacji działu HR. Elektroniczna teczka pracownika w DocuWare skraca czasochłonne procesy, takie jak ręczne przepisywanie danych i pozwala zająć się ważniejszymi kwestiami w firmie. To system, dzięki któremu zaoszczędzisz sporo czasu oraz nakładów finansowych, a praca w biurze będzie przebiegała znacznie sprawniej oraz wydajniej. Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu zyskasz większą kontrolę nad integralnością i kompletnością danych. Bowiem ryzyko zniszczenia lub utraty dokumentów jest o wiele mniejsze, jeśli korzystasz z e-teczki.

Warto zeskanować elektroniczne akta osobowe i przenieść je do obszaru cyfrowego. Zdigitalizowana teczka pracownicza zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Postaw na elektroniczny obieg dokumentów, a będziesz zaskoczony, jak wiele korzyści przyniesie on Twojej firmie. Co ważne, system DocuWare można zintegrować z innymi systemami funkcjonującymi w firmie - eliminuje to konieczność ponownego wprowadzania  danych.

Jak przejść na dokumentację elektroniczną?

Co to jest e-teczka?

Decydując się na digitalizację dokumentów w firmie, warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań. Specjaliści Ricoh dysponują bogatym doświadczeniem z wdrożeń systemu Docuware dla przedsiębiorstw. Oferowana  przez nich E-teczka, pozwala na znaczne usprawnienie pracy działu HR. Umożliwia automatyzację wielu zadań oraz sprawną elektroniczną archiwizację, bezpieczeństwo danych, łatwy dostęp do dokumentów, czy zminimalizowanie ryzyka utraty albo zniszczenia dokumentacji. Inne korzyści to mniejsze koszty obsługi pracowników oraz brak potrzeby gromadzenia tradycyjnej dokumentacji w formie papierowej.

• Kontrolę terminów np. związanych z badaniami okresowymi, certyfikatami
• Monitorowanie kompletności dokumentacji pracowniczej - system automatycznie alarmuje o brakujących dokumentach
• Zachowanie zgodności z przepisami
• Ochronę wrażliwych danych - dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby, a system monitoruje wprowadzane zmiany

• Pełną zgodność z wymogami E-Akt
• Automatyczną klasyfikację dokumentów w oparciu o metadane
• Scentralizowaną bazę e-teczek
• Wyszukiwanie w treści dokumentów i w oparciu o metadane

• Wsparcie rekrutacji
• Wsparcie onboardingu pracowników
• Oceny okresowe
• Obsługę wniosków urlopowych