Strona główna
Usługi
Sprawne przetwarzanie faktur
Office

Automatyzacja procesów

Elektroniczny obieg faktur

Uprość obsługę zobowiązań dzięki automatyzacji, aby sprawnie i bezbłędnie przetwarzać faktury.

OBIEG DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
Wprowadzenie Jak to działa? Korzyści Usługi konsultacyjne Kwestionariusz Case study
Porozmawiaj z naszym ekspertem

Przegląd

Zwiększ wydajność dzięki automatyzacji i elektronicznemu obiegowi faktur

Czy wiesz, że manualne procesy oparte na papierowych dokumentach mogą wydłużyć czas wprowadzenia danych do systemu i uzyskania akceptacji niezbędnej do płatności nawet do 8 dni? Wybierając elektroniczny obieg faktur, możesz znacząco skrócić ten czas!

Ręczne wprowadzanie danych, zgubione dokumenty, brak cyfrowego archiwum i nieefektywny proces akceptacji to typowe problemy, które przyczyniają się do powstawania opóźnień w płatnościach. To skutkuje frustracją zespołu i dostawców.

System do elektronicznego obiegu faktur optymalizuje pobieranie danych z faktur, ich dekretację i archiwizację oraz przyspiesza ich obieg akceptacyjny.

Czy Twój proces obsługi faktur kosztowych i powiązanych dokumentów jest efektywny? 

Wypełnij kwestionariusz
A person sitting on a bench with a computer

Jak to działa?

  • 1. Inteligentne pobieranie danych i dokumentów

  • 2. Przyspieszenie procesu akceptacji

  • 3. Bezpieczna archiwizacja

1. Inteligentne pobieranie danych i dokumentów

areo
Faktury, które trafiają do firmy mogą zostać przekazane do sytemu na wiele sposobów m.in. z systemu KSeF, poczty e-mail, folderów sieciowych, skanera drukarki lub skanu wykonanego smartfonem. Dane z faktur są automatyczne wyodrębiane, dlatego cały proces pozwala na minimalizację błędów i nie jest czasochłonny. Następnie, bez zbędnych opóźnień, startuje ścieżka akceptacyjna, a faktura i powiązane z nią dokumenty są zapisywane w cyfrowym archiwum.

2. Przyspieszenie procesu akceptacji

areo
System automatycznie kieruje faktury do właściwych osób w celu ich sprawdzenia i zatwierdzenia. Dba o terminowość procesu na każdym jego kroku. Przesyła też dane do innych systemów m.in. finansowo- księgowego i ERP.

3. Bezpieczna archiwizacja

areo
Wszystkie faktury są przechowywane w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Pozwala to na szybkie wyszukanie każdego dokumentu, zdalny dostęp do kluczowych danych oraz znacznie przyspiesza przygotowanie do audytów.

Korzyści

Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu faktur

Gear icon

Większa wydajność i dokładność

Dzięki automatyzacji system pozwala wyeliminować wiele błędów, takich jak źle wpisane dane czy duplikaty faktur. Stoi też na straży terminowości ścieżki akceptacyjnej - do osób, które przeoczą swoje zadanie, przesyłane są systemowe ponaglenia. Pozwala też przeanalizować, czy proces w obecnym kształcie przebiega w sposób optymalny.
Calculator icon

Lepsza kontrola przepływów pieniężnych i redukcja kosztów

Dostęp do list faktur z oznaczeniem ich statusów pozwala w prosty sposób określić, czy wszystkie będą mogły być przeprocesowane o czasie. To pozwoli uniknąć sytuacji, w której firma nie będzie w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań o czasie. Możliwość natychmiastowego wyszukania dodatkowych dokumentów związanych z daną płatnością, takich jak umowa czy zamówienie, dodatkowo przyspiesza ten proces.
Shake hands icon

Dobry wizerunek firmy jako solidnego partnera biznesowego

Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur firma unika sytuacji, w których faktura zamiast do ksiegowości trafia do szuflady. System pozwala też precyzyjnie określić, ile średnio czasu potrzebne jest na prawidłowe przeprocesowanie faktury i w oparciu o konkretne dane negocjować terminy płatności.
Document icon with a stamp

Zgodność z przepisami i łatwe przygotowanie do audytu

Innowacyjny system do elektronicznego obiegu faktur, taki jak DocuWare zapewnia najwyższy stopień ochrony przechowywanych dokumentów. Można w nim precyzyjnie ustawić poziomy dostępów do poszczególnych plików i procesów. Ułatwia również przygotowanie do audytu, wszystkie potrzebne pliki są bowiem dostępne w łatwo przeszukiwalnym cyfrowym archiwum.

Warsztaty konsultacyjne i wsparcie podczas wdrożenia

Skorzystaj z warsztatów konsultacyjnych.

Podczas wspólnego spotkania z Klientem nasi eskperci poznają i analizują to, jakie są i w jaki sposób funkcjonują procesy w firmie. Korzyści:

  • Niezależna analiza mocnych i słabych stron. Spojrzenie z zewnątrz na rzeczywiste potrzeby firmy.
  • Rekomendacja oraz propozycja zakresu i etapów wdrożenia wykonana w odniesieniu do konkretnych potrzeb firmy.
  • Wsparcie podczas wdrożenia: Oferujemy kompleksową usługę wdrożenia.
  • Szkolenia: Zapewniamy szkolenia stacjonarne i online dla kluczowych użytkowników i administratorów systemu.
Porozmawiaj z naszym ekspertem
A person sitting on a bench with a computer