Invoicing Services
Ricoh Invoicing Services to zestaw usług, które pozwalają na optymalizację procesów związanych z obsługą faktur. Oferujemy sprawne wdrożenie elektronicznego obiegu faktur – tempo i poszczególne etapy tego procesu jest dostosowywane do konkretnych potrzeb danej firmy.
Praca z papierowymi fakturami nie tylko generuje koszty ale jest również czasochłonna. Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur pozwala na lepszą kontrolę i dostęp, minimalizuje również ryzyko wystąpienia błędów.
Nasze oparte o chmurę rozwiązanie daje dostęp do modułów do obsługi należności i zobowiązań, umożliwia łatwe kontrolowanie procesów zatwierdzania i płatności faktur z dowolnej lokalizacji. Oba rozwiązania są elastyczne i dają się skalować względem zmieniających się potrzeb firmy. Zarządzanie nimi odbywa się w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS), co pozwala łatwo kontrolować wydatki.
- Funkcje i zalety
-
Ricoh Invoicing Services pozwalają na wprowadzenie wydajnych procesów związanych z obsługą faktur.
Nasza usługa może pomóc:
- zmniejszyć koszty energii, papieru i poczty dzięki przejściu z faktur papierowych na elektroniczne;
- zaoszczędzić czas, który do tej pory pochłaniały zadania wykonywane ręcznie;
- zwiększyć wydajność poprzez odciążenie pracowników, którzy mogą skupić się na innych obszarach działalności;
- lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi i uzyskać jasny wgląd w środki wpływające do i wypływające z organizacji;
- zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów dzięki zmniejszeniu ryzyka związanego z fizycznym przesyłaniem i przechowywaniem faktur.
Należności
Usługa obejmuje:
- dostarczanie faktur wychodzących kanałami cyfrowymi lub drukiem;
- migrację z faktur papierowych do elektronicznych w tempie odpowiadającym Twoim klientom;
- automatyczne formatowanie, sortowanie i dostarczanie faktur w preferowanym formacie.
Zobowiązania
Usługa obejmuje:
- gromadzenie faktur przychodzących z wielu kanałów, w tym poczty zwykłej, e-mail i elektronicznych transferów plików;
- przekształcanie poczty e-mail na format cyfrowy i przekazywanie jej do aplikacji planowania zasobów w przedsiębiorstwie (ERP) jako e-faktury;
- Case studies
-
Case study 1 – rozwiązanie Ricoh pozwala zwiększyć wydajność o 63%
Oferowane przez Ricoh rozwiązanie przetwarzania cyfrowych faktur pomogło dostawcy usług komunalnych na lepszą kontrolę międzynarodowego łańcucha dostaw. Zautomatyzowany system uprościł walidację i zatwierdzanie faktur oraz skrócił czas potrzebny na ich przetwarzanie.
Ręczne, papierowe systemy wykorzystywane wcześniej przez firmę do przetwarzania faktur były mało wydajne i czasochłonne. Przedsiębiorstwo potrzebowało efektywniejszego rozwiązania w tym obszarze - zautomatyzowania procesów ręcznych, uproszczenia procesów zatwierdzania i zapewnienia, że faktury dostawców są opłacane terminowo bez konieczności obsługiwania dokumentów papierowych.
Dzięki dobremu zrozumieniu potrzeb i wymagań biznesowych klienta Ricoh była w stanie przeprojektować cały proces. Wprowadziliśmy inteligentne rozwiązanie cyfrowe automatyzujące procesy zatwierdzania faktur, bezpośrednio zintegrowane z istniejącymi systemami przedsiębiorstwa i zapewniające dokładne dane finansowe w czasie rzeczywistym
Case study 2 – innowacyjne usługi fakturowania pozwalają producentowi odzieży sportowej zaoszczędzić 3 mln Euro rocznie
Klient Ricoh, znany producent odzieży sportowej, w skali roku ponosił koszty w wysokości 4 mln Euro na rozsyłanie faktur i sprawozdań finansowych w postaci papierowej.
Procesem rozliczania faktur kierował scentralizowany dział rozliczeń spółki, który drukował faktury, wkładał je do kopert, sortował według kraju i codziennie wysyłał. Inne dokumenty transakcyjne, takie jak sprawozdania finansowe i potwierdzenia zamówień, przygotowywane były w cyklu miesięcznym.
Po stwierdzeniu, że stosowane procesy są mało wydajne i w wysokim stopniu uzależnione od przetwarzania ręcznego, spółka poprosiła Ricoh o zaoferowanie usługi zarządzanej, która uprościłaby administrowanie procesami i zmniejszyła ich koszty.
Producent powierzył zatem swoje procesy rozliczeniowe Ricoh. Ricoh przetwarza dane transakcyjne wygenerowane w systemie zarządzania zamówieniami spółki i wystawia na ich podstawie e-faktury. Faktury są następnie przesyłane do portalu internetowego i dostępne do wglądu drogą elektroniczną, bądź też drukowane i wysyłane w sposób tradycyjny, zależnie od preferencji poszczególnych klientów końcowych.
Spółka pracuje obecnie nad przekonaniem 80% swoich klientów do e-faktur. Powyższe posunięcie pozwoliło zaoszczędzić 3 mln euro rocznie i dopasowało jej wewnętrzne procesy do przyjętych zasad ochrony środowiska.