Zasady dotyczące plików cookie

Firma Ricoh wykorzystuje narzędzia do gromadzenia danych, takie jak pliki cookie, aby zwiększyć przydatność witryny dla użytkowników. Informacje o zmianie tych ustawień i o plikach cookie można uzyskać tutaj.

Invoicing Services

Ricoh Invoicing Services to zestaw usług, które pozwalają na optymalizację procesów związanych z obsługą faktur. Oferujemy sprawne wdrożenie elektronicznego obiegu faktur – tempo i poszczególne etapy tego procesu jest dostosowywane do konkretnych potrzeb danej firmy.

Praca z papierowymi fakturami nie tylko generuje koszty ale jest również czasochłonna. Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur pozwala na lepszą kontrolę i dostęp, minimalizuje również ryzyko wystąpienia błędów.

Nasze oparte o chmurę rozwiązanie daje dostęp do modułów do obsługi należności i zobowiązań, umożliwia łatwe kontrolowanie procesów zatwierdzania i płatności faktur z dowolnej lokalizacji. Oba rozwiązania są elastyczne i dają się skalować względem zmieniających się potrzeb firmy. Zarządzanie nimi odbywa się w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS), co pozwala łatwo kontrolować wydatki.

Funkcje i zalety

Ricoh Invoicing Services pozwalają na wprowadzenie wydajnych procesów związanych z obsługą faktur.

Nasza usługa może pomóc:

  • zmniejszyć koszty energii, papieru i poczty dzięki przejściu z faktur papierowych na elektroniczne;
  • zaoszczędzić czas, który do tej pory pochłaniały zadania wykonywane ręcznie; 
  • zwiększyć wydajność poprzez odciążenie pracowników, którzy mogą skupić się na innych obszarach działalności;
  • lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi i uzyskać jasny wgląd w środki wpływające do i wypływające z organizacji;
  • zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów dzięki zmniejszeniu ryzyka związanego z fizycznym przesyłaniem i przechowywaniem faktur.

Należności

Usługa obejmuje:

  • dostarczanie faktur wychodzących kanałami cyfrowymi lub drukiem;
  • migrację z faktur papierowych do elektronicznych w tempie odpowiadającym Twoim klientom;
  • automatyczne formatowanie, sortowanie i dostarczanie faktur w preferowanym formacie.

Zobowiązania

Usługa obejmuje:

  • gromadzenie faktur przychodzących z wielu kanałów, w tym poczty zwykłej, e-mail i elektronicznych transferów plików;
  • przekształcanie poczty e-mail na format cyfrowy i przekazywanie jej do aplikacji planowania zasobów w przedsiębiorstwie (ERP) jako e-faktury;

Case studies

Case study 1 – rozwiązanie Ricoh pozwala zwiększyć wydajność o 63%

Oferowane przez Ricoh rozwiązanie przetwarzania cyfrowych faktur pomogło dostawcy usług komunalnych na lepszą kontrolę międzynarodowego łańcucha dostaw. Zautomatyzowany system uprościł walidację i zatwierdzanie faktur oraz skrócił czas potrzebny na ich przetwarzanie.

Ręczne, papierowe systemy wykorzystywane wcześniej przez firmę do przetwarzania faktur były mało wydajne i czasochłonne. Przedsiębiorstwo potrzebowało efektywniejszego rozwiązania w tym obszarze - zautomatyzowania procesów ręcznych, uproszczenia procesów zatwierdzania i zapewnienia, że faktury dostawców są opłacane terminowo bez konieczności obsługiwania dokumentów papierowych.

Dzięki dobremu zrozumieniu potrzeb i wymagań biznesowych klienta Ricoh była w stanie przeprojektować cały proces. Wprowadziliśmy inteligentne rozwiązanie cyfrowe automatyzujące procesy zatwierdzania faktur, bezpośrednio zintegrowane z istniejącymi systemami przedsiębiorstwa i zapewniające dokładne dane finansowe w czasie rzeczywistym

Case study 2 – innowacyjne usługi fakturowania pozwalają producentowi odzieży sportowej zaoszczędzić 3 mln Euro rocznie

Klient Ricoh, znany producent odzieży sportowej, w skali roku ponosił koszty w wysokości 4 mln Euro na rozsyłanie faktur i sprawozdań finansowych w postaci papierowej.

Procesem rozliczania faktur kierował scentralizowany dział rozliczeń spółki, który drukował faktury, wkładał je do kopert, sortował według kraju i codziennie wysyłał. Inne dokumenty transakcyjne, takie jak sprawozdania finansowe i potwierdzenia zamówień, przygotowywane były w cyklu miesięcznym.

Po stwierdzeniu, że stosowane procesy są mało wydajne i w wysokim stopniu uzależnione od przetwarzania ręcznego, spółka poprosiła Ricoh o zaoferowanie usługi zarządzanej, która uprościłaby administrowanie procesami i zmniejszyła ich koszty.

Producent powierzył zatem swoje procesy rozliczeniowe Ricoh. Ricoh przetwarza dane transakcyjne wygenerowane w systemie zarządzania zamówieniami spółki i wystawia na ich podstawie e-faktury. Faktury są następnie przesyłane do portalu internetowego i dostępne do wglądu drogą elektroniczną, bądź też drukowane i wysyłane w sposób tradycyjny, zależnie od preferencji poszczególnych klientów końcowych.

Spółka pracuje obecnie nad przekonaniem 80% swoich klientów do e-faktur. Powyższe posunięcie pozwoliło zaoszczędzić 3 mln euro rocznie i dopasowało jej wewnętrzne procesy do przyjętych zasad ochrony środowiska.

Powiązane usługi