Fleet Records
Fleet Records
Uproszczone zapewnianie zgodności, bezpieczeństwo i zarządzanie dokumentacją pojazdów
Rozwiązanie Fleet Records to bezpieczne archiwum elektroniczne, które umożliwia centralizację zarządzania i kontrolę nad dokumentami floty samochodowej.
Rozwiązanie Ricoh umożliwia szybkie rejestrowanie i indeksowanie dokumentów pojazdów. Pozwala to na szybki dostęp do aktualnych wersji dokumentacji floty. Indeksowane pliki są bezpiecznie archiwizowane i łatwo monitorowane.
Zdigitalizowane i zindeksowane dokumenty można łatwo znaleźć, nie tracąc czasu na przeszukiwanie dokumentacji papierowej. Rozwiązanie usprawnia procesy, zmniejsza margines błędu i ryzyko zagubienia dokumentów. Prowadzenie cyfrowej dokumentacji pozwala również na obniżenie kosztów.
- Funkcje i zalety
-
Rozwiązanie Fleet Records pomaga w minimalizacji czasochłonnych procesów wykonywanych ręcznie i zapewnia natychmiastowy dostęp do potrzebnych dokumentów.
Ta usługa pomaga w osiągnięciu następujących celów:
Zgodności z przepisami- Digitalizacja i centralne przechowywanie dokumentów ułatwia wyszukiwanie i pobieranie wszystkich dokumentów samochodowych.
- Dokładne indeksowanie, ścieżki audytowe i zarządzanie wersjami ułatwia zachowywanie zgodności z przepisami.
- Wszystkie istotne dokumenty samochodów i kierowców, w tym te związane z ubezpieczeniem, kontrolą stanu technicznego i rejestracją, można powiązać i monitorować pod kątem najważniejszych zmian.
- Zmniejszenie kosztów biznesowych
- Mniejsze koszty administracyjne i eliminacja kosztów przechowywania papierowych dokumentów.
- Łatwy dostęp do dokładnie indeksowanego, zarządzanego centralnie repozytorium cyfrowego eliminuje potrzebę ręcznego dobierania i obsługi dokumentów samochodowych.
- Dalsze zmniejszenie kosztów dzięki wysyłaniu i odbieraniu dokumentów w formacie cyfrowym.
Przyspieszenie procesów i oszczędność czasu
- Centralne zarządzanie elektronicznymi dokumentami przyspiesza procesy zarządzania flotą, takie jak np. zgłaszanie roszczeń ubezpieczeniowych.
- Dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym pozwala uniknąć konieczności ręcznego wyszukiwania ważnych dokumentów.