Zarządzanie dokumentami kadrowymi z e-teczką pracowniczą
Transformacja procesów zarządzania dokumentami kadrowymi z elektroniczną teczką pracowniczą
W erze cyfrowej transformacji, efektywne zarządzanie dokumentami pracowniczymi staje się nie tylko wygodne, ale wręcz kluczowe dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Platformy takie jak DocuWare oferują innowacyjne funkcje, które przekształcają sposób, w jaki dokumenty są przetwarzane, przechowywane i udostępniane.
W niniejszym artykule przyjrzymy się kilku aspektom funkcjonalności elektronicznej teczki pracowniczej w DocuWare, które redefiniują standardy efektywnego zarządzania dokumentami w miejscu pracy.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego w pracy z dokumentami pracowniczymi
Zgodnie z wymaganiami zapisanymi w Rozporządzaniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. system DocuWare może być zintegrowany z platformami podpisu elektronicznego, umożliwiając łatwe, w tym masowe, podpisywanie dokumentów wprowadzanych do eTeczek. Dzięki temu rozwiązaniu, zarówno pracownicy, jak i menedżerowie mogą szybko i łatwo autoryzować niezbędne dokumenty, bez konieczności drukowania, skanowania czy przesyłania ich fizycznie.
Szybkie przygotowanie dokumentów dla audytorów
W systemie DocuWare przygotowanie do audytu zajmuje tylko kilka minut. Dzięki dostępnym w systemie narzędziom można szybko wyfiltrować wszystkie wskazane przez audytora dokumenty i wygenerować plik .ZIP, w którym system automatycznie umieści kopie wyfiltrowanych z eTeczek dokumentów oraz intuicyjną wyszukiwarkę/przeglądarkę tych dokumentów. Taki plik .ZIP można udostępnić audytorowi. Po jego rozpakowaniu, audytor może wyszukiwać i przeglądać udostępnione dokumenty w podobny sposób jak odbywałoby się to w systemie DocuWare.
Możliwość ustawienia zastępstwa
W sytuacjach, gdy kluczowy pracownik odpowiedzialny za akceptację dokumentów jest nieobecny, ważne jest, aby procesy biznesowe nie ulegały opóźnieniom. DocuWare oferuje funkcjonalność, która umożliwia ustawienie zastępstwa dla pracownika, który zazwyczaj akceptuje przepływ dokumentów. Dzięki temu nawet w przypadku nieobecności kluczowej osoby, procesy mogą przebiegać sprawnie i zgodnie z harmonogramem.
Usprawnij przepływ i kompletowanie dokumentacji pracowniczej
Elektroniczna teczka pracownicza w platformie DocuWare staje się kluczowym narzędziem dla współczesnych organizacji, dążących do efektywnego zarządzania dokumentami pracowniczymi. Dzięki możliwości wykorzystania podpisu elektronicznego, szybkiemu przygotowaniu dokumentów dla audytorów oraz ustawieniu zastępstwa w przypadku nieobecności pracownika, DocuWare umożliwia organizacjom osiągnięcie wyższego poziomu efektywności i bezpieczeństwa w zarządzaniu dokumentacją.
Jeśli jesteś zaintrygowany możliwościami, jakie oferuje DocuWare w zakresie zarządzania dokumentami pracowniczymi, skontaktuj się z nami. Nasz zespół specjalistów z przyjemnością pomoże Ci poznać więcej szczegółów na temat tego innowacyjnego rozwiązania i dopasować je do unikalnych potrzeb Twojej organizacji.
Zapraszamy do kontaktu
Porozmawiaj z ekspertem Ricoh
Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.
Skontaktuj się z nami