Dlaczego warto odejść od tradycyjnego systemu rezerwacji na rzecz platformy Workplace Experience?

Po latach zmian w kulturze pracy i rosnącym znaczeniu work-life balance, pracownicy oczekują elastycznych, nowoczesnych i wygodnych środowisk pracy.

Organizacje muszą dostosować swoją strategię i technologię, wykraczając poza tradycyjne narzędzia. Platformy Workplace Experience świetnie odpowiadają na te potrzeby - integrują kluczowe funkcje biura, usprawniają komunikację i współpracę, a przy tym realnie wpływają na komfort pracy. Efektem jest większa satysfakcja i produktywność zespołów.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest aplikacja Workplace Experience, jak wykorzystują ją firmy oraz jakie ma przewagi nad standardowymi systemami rezerwacji przestrzeni.

Czym jest platforma Workplace Experience?

Workplace Experience to platforma, która ułatwia pracownikom i gościom poruszanie się po biurze oraz planowanie pracy - od rezerwacji biurek i sal, po dostęp do informacji o wydarzeniach czy usługach w firmie.

Dla organizacji stanowi cenne źródło danych: dostarcza HR i IT szczegółowych informacji o wykorzystaniu przestrzeni, zachowaniach pracowników i efektywności biura, wspierając lepsze decyzje operacyjne i strategiczne.

Jaka jest różnica między platformą Workplace Experience a systemem rezerwacji?

System rezerwacji służy głównie do jednej rzeczy - zarządzania dostępnością biurek i sal. Główne funkcje obejmują wyświetlanie dostępności powierzchni w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi. Chociaż może integrować się z kalendarzami i komunikatorami, jego możliwości analizy są ograniczone.

Platforma Workplace Experience to rozwiązanie znacznie szersze. Łączy rezerwacje z komunikacją, nawigacją po biurze, obsługą gości, usługami dla pracowników i zaawansowaną analityką. Integruje dane z wielu narzędzi, dając pełny obraz funkcjonowania biura i realnie wpływając na komfort oraz satysfakcję pracowników.

Czego brakuje tradycyjnym systemom rezerwacji przestrzeni biurowej?

Klasyczne systemy rezerwacji oferują jedynie podstawowe funkcje - pozwalają zarezerwować biurko lub salę i sprawdzić ich dostępność. Brakuje im jednak szerszego kontekstu, integracji z innymi narzędziami oraz zaawansowanej analityki. Platformy Workplace Experience idą o krok dalej: łączą dane z wielu źródeł, analizują je w czasie rzeczywistym i dostarczają wgląd w to, jak faktycznie funkcjonuje biuro. Dlatego wybierając rozwiązanie, warto zwrócić uwagę na zakres integracji, możliwości analityczne i elastyczność dopasowania do potrzeb organizacji.

Podobnie jak tradycyjne systemy rezerwacji, platforma Workplace Experience pozwala na szybkie zarezerwowanie biurka czy sali konferencyjnej w jednej aplikacji. Idzie jednak o krok dalej - umożliwia także rezerwację innych przestrzeni, takich jak miejsca parkingowe czy inteligentne szafy, dzięki czemu pracownik może przygotować cały dzień w biurze jeszcze przed wyjściem z domu.

W zależności od wdrożenia użytkownicy mogą też korzystać z dodatkowych usług, np. zamawiać catering czy zgłaszać potrzeby związane z obsługą biura, co znacząco podnosi wygodę i usprawnia codzienną pracę.

Rozwiązania Workplace Experience pomagają pracownikom sprawnie zaplanować dzień i odnaleźć się w przestrzeni biurowej. Dzięki integracji z IoT oraz narzędziami takimi jak interaktywne plany pięter, wayfinding czy panele Digital Signage, użytkownicy mogą w każdej chwili sprawdzić dostępność pomieszczeń i zasobów.

Dodatkowo aplikacja pokazuje, kiedy współpracownicy są obecni w biurze i gdzie się znajdują, co ułatwia organizowanie spotkań i współpracy. Wszystko to sprawia, że poruszanie się po biurze staje się intuicyjne, a planowanie pracy - znacznie prostsze.

Platforma Workplace Experience zbiera szczegółowe dane o wykorzystaniu biura i preferencjach pracowników, a następnie przetwarza je w czytelne, praktyczne analizy. Dzięki temu organizacja może podejmować decyzje oparte na faktach - od optymalizacji układu biura, po redukcję kosztów związanych z niewykorzystywaną przestrzenią.

Dzięki integracji z czujnikami IoT platforma Workplace Experience może monitorować jakość powietrza, temperaturę, poziom hałasu czy obłożenie przestrzeni. Pozwala to śledzić zużycie energii i ślad węglowy oraz szybciej reagować na niekorzystne warunki w biurze. Dzięki takim danym organizacja może tworzyć bardziej komfortowe, zdrowe i zrównoważone środowisko pracy.

Platformy Workplace Experience można zintegrować z szeroką gamą narzędzi, czujników IoT, oprogramowania i urządzeń wykorzystywanych w biurze. Mogą również współpracować z systemami HR, zapewniając pełny wgląd w dane dotyczące pracowników i przestrzeni. Pozwala to organizacjom skutecznie realizować strategię HR i tworzyć spójne, nowoczesne środowisko pracy.

Czemu firmy decydują się na platformy Workplace Experience?

Według najnowszego badania Ricoh przeprowadzonego we współpracy z Centre for Economic Research, co trzeci pracownik narzeka, że brak odpowiedniej technologii ogranicza jego produktywność. 70 proc. stwierdziło, że nie mają zapewnionych odpowiednich rozwiązań do współpracy. Pracownicy potrzebują zapewnienia odpowiedniego środowiska pracy, aby mogli dobrze wykonywać swoje zadania. Jednakże firmy rzadko spełniają te potrzeby, co prowadzi do frustracji i odejść z pracy .

70% pracowników wskazywało, że brakuje im w pracy technologii, która pozwalałaby na komfortową współpracę*

Platformy wspomagają firmy w zrealizowaniu oczekiwań pracowników w zakresie oferowanych rozwiązań. Do kluczowych potrzeb należą:

Umożliwienie komfortowej współpracy i planowania. Prowadzi to do poprawy doświadczeń, a co za tym idzie - zmniejsza rotację pracowników

Zrealizuj cele biznesowe organizacji, w tym stwórz i optymalizuj środowisko pracy, w celu zwiększenia zaangażowania i produktywności pracowników. Dodatkowym plusem jest optymalizacja przestrzeni biurowych, co pozwala ograniczyć koszty.

Śledź zużycie energii w biurze i podejmuj świadome decyzje mające na celu stworzenie gospodarki o obiegu zamkniętym.

A group of graphic people with one pink and one black

Spośród pracowników, którzy rozważają odejście z pracy w ciągu najbliższych 12 miesięcy, co trzeci przyznał, że zastanowiłby się nad zmianą decyzji, gdyby miał bardziej elastyczne warunki pracy*.

*Badanie Ricoh Europe 2024 dotyczące satysfakcji z pracy

Co dalej?

Przeczytaj nasz Poradnik wyboru platformy Workplace Experience, aby dowiedzieć się więcej i uzyskać przydatne informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednie rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Przeczytaj poradnik