Spotkania w modelu hybrydowym to codzienność w większości firm. W jaki sposób zadbać o ich efektywność? W tym artykule wskażemy, jak wyeliminować 5 głównych problemów, które rujnują zaangażowanie uczestników i sprawiają, że spotkanie nie przynosi żadnych pozytywnych efektów.

Wydarzyć może się wiele... Mikrofon, który z trudem wychwytuje głosy, źle dobrana kamera, która nie pokazuje wszystkich osób zgromadzonych w sali oraz uczestnicy zdalni, którzy nie pokazują swoich twarzy, a na spotkaniu są jedynie duchem. 

Jak zadbać o to, by takie sytuacje nie miały miejsca? Zwróć uwagę na 5 poniższych punktów: 

1. Problemy techniczne

Słaba jakość wideo, zakłócenia dźwięku i niestabilne połączenie internetowe mogą skutecznie zrujnować spotkanie. Należy zadbać o to, by pracownicy mieli dostęp do odpowiednich narzędzi zarówno w biurze, jak i podczas pracy zdalnej. Dobór rozwiązań powinien uwzględniać rozmiar i kształt sali oraz jej przeznaczenie. W zależności od tych czynników muszą się tam znaleźć kamery o dopasowanym polu widzenia oraz odpowiednia liczba mikrofonów czy ekranów, na których widoczni są uczestnicy zdalni i omawiane treści. W przypadku osób, które dołączają spoza biura, kluczowe jest zadbanie o podstawowe wyposażenie do wideokonferencji. 

Sam sprzęt nie wszystko. Należy również zadbać o to, by wszyscy pracownicy umieli skorzystać z rozwiązań umieszczonych w sali. Bez tego żadne, nawet najbardziej innowacyjne rozwiązanie się po prostu nie sprawdzi i będzie budziło powszechną frustrację.

2. Zaangażowanie i integracja

W spotkaniach hybrydowych uczestnicy pracujący zdalnie często mają trudności z poczuciem uczestnictwa i zaangażowania na takim samym poziomie jak ci przebywający na sali. Ma to wpływ na motywację i produktywność oraz efekt spotkania.

Chcesz stworzyć środowisko spotkań, w którym każdy, niezależnie od tego, czy jest w sali czy podłącza się zdalnie, uczestniczy na równi? Zadbaj o to, by każdy był dobrze widziany i słyszany. Przemyślany układ sali, odpowiednie rozmieszczenie ekranów, mikrofonów i kamer wpływają na wrażenia uczestników i ich poczucie uczestnictwa w spotkaniu. 

3. Za mało przestrzeni przeznaczonych do spotkań i pracy wspólnej

Uczestniczenie w spotkaniu przy biurku na open space nigdy nie powinno być pochwalaną praktyką. W takim otoczeniu nie tylko nie można w pełni skupić się na spotkaniu, ale również swobodnie brać udziału w dyskusji. Dodatkowo zakłóca to pracę osób siedzących obok. Dlatego firma powinna zadbać o to, by pracownicy mieli do dyspozycji sale spotkań o różnej wielkości. Potrzeby w tym zakresie należy stale monitorować oraz zapewnić dostęp do narzędzi ułatwiających rezerwację, takich jak Ricoh Spaces. 

4. Etykieta spotkań

Ważne, aby określić etykietę spotkań. Wszyscy powinni stosować się do tych samych wytycznych i reguł m.in. dotyczących włączania kamery, sposobu włączania się do dyskusji, wyciszenia mikrofonu czy zabierania głosu. 

5. Brak odpowiednich zabezpieczeń

W każdej firmie ochrona wrażliwych danych jest najważniejsza. Zapewnienie bezpieczeństwa platform komunikacyjnych może zapobiec potencjalnym naruszeniom i zabezpieczyć krytyczne informacje biznesowe. Wybierz rozwiązania z kompleksowym szyfrowaniem i zaawansowaną kontrolą dostępu. W ten sposób zachowasz poufność i bezpieczeństwo podczas spotkań hybrydowych.