Proste i efektywne sposoby digitalizacji dokumentów

Proste i efektywne sposoby digitalizacji dokumentów

Nowoczesny styl pracy hybrydowej wymusza konieczność dostępu do narzędzi, które umożliwiają prostą, efektywną digitalizację dokumentów i bezproblemowe współdzielenie informacji. Aby zapewnić szybki dostęp do dokumentów i zawartych w nich informacji, potrzebne są narzędzia integrujące lokalne zasoby ze wspólnymi przestrzeniami chmurowymi. Badania przeprowadzone przez firmę Deloitte wykazały, że 62% firm korzystających z pracy hybrydowej uznało integrację systemów lokalnych z chmurowymi za kluczowy czynnik wpływający na efektywność pracy zdalnej.  

Pracownicy, którzy nie przebywają w biurze, muszą mieć także możliwość szybkiego i prostego przesyłania skanów dokumentów do właściwych baz i systemów. Z raportu AIIM wynika, że 70% respondentów zauważa poprawę w przepływie pracy dzięki zastosowaniu cyfrowych systemów zarządzania dokumentami, co umożliwia im bardziej elastyczne dostosowanie się do różnych stylów pracy. Aby to było możliwe, konieczne są rozwiązania zapewniające standaryzację procesów skanowania przy zachowaniu elastyczności stylu pracy użytkowników. 

Urządzenia wielofunkcyjne dają możliwość szybkiego skanowania dokumentów i umożliwiają ich przesyłanie na wiele sposobów. Aby zapewnić jednak większą wydajność i większy komfort pracy, potrzebne jest oprogramowanie, które umożliwi integrację z różnymi repozytoriami chmurowymi, daje możliwość zapisywania plików z wykorzystaniem metadanych oraz zapewni automatyzacje procesów skanowania. Takim rozwiązaniem może być Ricoh Streamline NX.  

Skanowanie bez barier 

Badania Gartnera pokazują, że aż 50% firm napotyka trudności związane z kompatybilnością oprogramowania do zarządzania dokumentami z ich obecnymi systemami. Oprogramowanie Streamline NX jest przystosowane do pracy z rozwiązaniami od różnych dostawców, ponieważ posiada wiele konektorów, które zapewniają integrację z popularnymi aplikacjami, także tymi chmurowymi.  

Dodatkowym atutem tego oprogramowania jest wbudowany system precyzyjnego rozpoznawania znaków, co nie tylko wpływa na zwiększenie dostępu do danych i bardziej wydajną pracę, ale umożliwia także automatyzację procesów digitalizacji dokumentów dzięki możliwości skorzystania z funkcji strefowego OCR. W zależności o potrzeb procesy skanowania mogą być personalizowane pod poszczególnych użytkowników lub grupy użytkowników, co zapewni większą efektywność pracy poszczególnych działów. 

Nie martw się o format 

Kolejnym ważnym elementem digitalizacji danych jest możliwość skanowania i konwersji do właściwych formatów, które będą czytelne. Streamline NX umożliwia nie tylko skanowanie do przeszukiwanych lub edytowalnych formatów. Daje on także funkcjonalność, która pozwala poprawić jakość skanowanych plików lub wyeliminować niedoskonałości, takie jak przekosy.   

Zawsze pod ręką 

Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest funkcjonalność Mobile Capture, która daje możliwość użytkownikom mobilnym szybkiej digitalizacji i możliwości współdzielenia dokumentów za pomocą smartfonów. Dedykowana aplikacja sprawia, że dokumenty są wysyłane do właściwych miejsc, tak samo jak ma to miejsce w przypadku korzystania z urządzeń wielofunkcyjnych. 

Chroń swoje dane 

Kluczowe jest także bezpieczeństwo informacji. Wyciek danych może spowodować poważne konsekwencje finansowe, jak również uszczerbek na wizerunku organizacji, co wciąż stanowi jedną z największych obaw pracowników przed wdrażaniem nowych rozwiązań. Badania przeprowadzone przez AIIM (Association for Intelligent Information Management) wskazują, że w 2020 roku aż 63% respondentów obawia się o bezpieczeństwo swoich cyfrowych zasobów.  

Ricoh Streamline NX umożliwia współdzielenie wrażliwych informacji w bezpieczny sposób. Oferuje takie zabezpieczenia jak szyfrowanie połączenia, skanowanie do PDF zabezpieczonego hasłem, blokadę drukowania dla scentralizowanych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek lub uwierzytelnianie kartą.

Otwórz się na nowe możliwości 

Badania przeprowadzone przez Quocirca wykazały, że 73% firm, które wdrożyły rozwiązania do zarządzania drukiem, zauważyło znaczną poprawę w zakresie bezpieczeństwa dokumentów oraz 65% zgłosiło usprawnienia w zakresie kontroli i zarządzania kosztami druku. 

Wynika z tego jasno: Ricoh Streamline NX to inwestycja, która nie tylko upraszcza procesy zarządzania dokumentami, ale także otwiera nowe możliwości w zakresie optymalizacji pracy i zwiększenia konkurencyjności na rynku.