Jak poprawić współpracę dzięki wprowadzeniu elastycznego modelu pracy.

W latach 40-tych XX wieku samochód służył jedynie do przemieszczania się z punktu A do punktu B. Pojawienie się elektroniki całkowicie zmieniło nasze oczekiwania względem komfortu jazdy. Z czasem auta zostały wzbogacone o rozwiązania audio i klimatyzację, dzięki czemu stały się także strefami relaksu w trakcie podróży. Ewolucja biura była równie daleko idąca. Jeszcze 20 lat temu przestrzenie te były wypełnione gabinetami, dusznymi salami konferencyjnymi i stosami papierów. Wielu osobom trudno jest sobie wyobrazić pracę w takiej przestrzeni osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu.  

Oczekiwania dotyczące środowiska pracy uległy zmianie, zwłaszcza od czasu pandemii. Podczas, gdy na początku pierwszej dekady XXI wieku „ekscytujące” biura były domeną wielkich firm technologicznych w Dolinie Krzemowej, to dziś pracownicy potrzebują powodu i zachęty, aby się w nich zjawić. 

Ostatnie badania pokazują, że wielu firmom nie udaje się motywować swoich pracowników, a 60% kierowników HR twierdzi, że zatrudnieni nie widzą istotnego powodu, aby przychodzić do biura. Największym wyzwaniem stojącym przed zespołami HR jest znalezienie sposobu na utrzymanie zaangażowania pracowników, jednocześnie wspierając bardziej elastyczne modele pracy. Oznacza to zmianę sposobu myślenia o wykonywanych zadaniach i zrozumienie, jak ważne jest zachowanie balansu pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.  

Dlaczego pracownicy przychodzą do biur? 

Ludzie są z natury istotami społecznymi i najlepiej uczą się od innych - co potwierdziły nasze niedawne badania. Wynika z nich, że 72% pracowników lubi uczyć się od innych i wymieniać doświadczenia w momencie spotkania twarzą w twarz. Wielu z nas pragnie również przełamać schemat "Jedz. Śpij. Pracuj. Powtórz", w który wpadliśmy podczas pandemii, ograniczeni domową przestrzenią. Długoterminowa izolacja od współpracowników jest przeszkodą dla naszego dobrego samopoczucia - a także efektywnej i kreatywnej pracy.

Organizacje muszą zapewniać korzyści, do których nie można uzyskać zdalnego dostępu. Biuro powinno działać jako centrum społeczne, w którym ludzie spotykają się, aby dzielić się pomysłami i uwalniać swoją kreatywność. Zapewnia to też poczucie przynależności – nie można lekceważyć tego atutu w momencie, gdy walka o talenty jest zacięta. 

Te przewagi rynkowe są możliwe tylko wtedy, gdy firmy tworzą przestrzenie, które pozwalają ludziom czerpać korzyści z ich wykorzystywania zarówno osobiście, jak i wirtualnie.

Reorganizacja przestrzeni biurowej

Atutem biura powinna być jego elastyczność; powinno ono dostosowywać się do wymagań użytkowników i zapewniać swobodę na co dzień. Zaczyna się to jeszcze przed przekroczeniem firmowych progów. Prostota rezerwacji biurka (za pomocą aplikacji mobilnej lub internetowej), informacje kto jest w biurze lub rezerwacja miejsca parkingowego, są niezbędne do usunięcia przeszkód, które zniechęcają pracowników do pracy stacjonarnej. 

Układ biura wpływa na sposób, w jaki ludzie spotykają się – zawodowo i towarzysko. Optymalne dostosowanie przestrzeni roboczej może wpływać na wzmacnianie kultury pracy poprzez częstsze interakcje. Ma to również wpływ na zatrzymanie utalentowanych pracowników oraz na sukces organizacyjny. Większe zaufanie między współpracownikami pomaga również pielęgnować relacje z klientami. 

Sale konferencyjne powinny być dostosowane do każdej okazji - od oficjalnych wizyt klientów, po spotkania towarzyskie po pracy i rozmowy międzynarodowe. Cyfrowa funkcja przestrzeni biurowej nie podlega negocjacjom. Pracownicy powinni być w stanie rejestrować pomysły i dzielić się przemyśleniami z resztą zespołu w dowolnym miejscu, korzystając z narzędzi, które są spójne i łatwe w użyciu.

Zrozumieć nadchodzące potrzeby 

Zintegrowane platformy, takie jak RICOH Spaces, analizują wykorzystanie przestrzeni biurowej, pomagając lepiej zrozumieć zachowania pracowników i dostarczając wiedzy na temat tego, jak ludzie współpracują w biurze. 

Dzięki poznaniu trendów i preferencji pracowników - na przykład najcichszego dnia w biurze lub niepopularnych stanowisk pracy - zespoły mogą rozważyć odpowiednie zachęty i środki zaradcze. Ten szczegółowy poziom wglądu informuje o elastycznych zasadach pracy i pomaga firmom podejmować decyzje oparte na danych. 

Narzędzia takie jak RICOH Spaces ułatwiają współpracę, zapewniając niezbędną przestrzeń do wspólnych działań. Równomierne rozmieszczenie osób w salach konferencyjnych sprawia, że żadna przestrzeń nie jest przepełniona lub niewykorzystana. 

Tworzenie przestrzeni i kultury pracy, która pomoże osiągnąć sukces

Stagnacja w miejscu pracy to pewny sposób na utratę najbardziej utalentowanych osób. Należy pamiętać, że wraz z lepszymi przestrzeniami dla pracowników, idą w parze lepsze wyniki dla jednostek i organizacji. 

Elastyczny model pracy może przynieść sukces tylko wtedy, gdy firmy inwestują w przestrzenie przystosowane do narzędzi cyfrowej współpracy, które dostosowują się do potrzeb pracowników i zapewniają im satysfakcję. 

Aby wyprzedzić konkurencję i zwiększyć zaangażowanie, dział HR powinien współpracować z działem IT i administracji, aby przekształcić przestrzenie z myślą o współpracy i doświadczeniu. Aby dowiedzieć się więcej na temat elastycznych zmian w miejscu pracy, przeczytaj raport Ricoh.