Okiem dyrektora finansowego: Wprowadzenie narzędzi do automatyzacji i elektronicznego obiegu faktur kosztowych powinno być celem strategicznym
Pełniąc funkcję dyrektora finansowego w Ricoh, mogłem obserwować postępy cyfrowej transformacji z pierwszej ręki. Jej znaczenie dla funkcjonowania biznesu jest nadal ogromne, dlatego firmy nie mogą sobie pozwolić na to, by kluczowe procesy przebiegały w sposób nieefektywny.
Przykładowo: czy proces obsługi zobowiązań pochłania niepotrzebnie czas i zasoby? Jeżeli tak, znacząco utrudnia to rozwój organizacji.
Bez bieżącego wglądu w stan środków pieniężnych trudno jest podejmować decyzje inwestycyjne. Ponadto poleganie na manualnych procesach obsługi m.in. faktur kosztowych nie jest w stanie dostarczyć dyrektorom finansowym istotnych informacji w czasie rzeczywistym.
W rzeczywistości, zgodnie z naszymi ostatnimi badaniami: 20% decydentów finansowych twierdzi, że duże obciążenie administracyjne jest głównym powodem obniżenia satysfakcji z pracy.
Automatyzacja procesu obsługi zobowiązań nie tylko zapewni natychmiastowy dostęp do prognozowania i raportowania. Przekształci również to, co w przeszłości było bardzo czasochłonnym, w większości administracyjnym i niezbyt lubianym przez pracowników procesem.
Wyniki te pokazują, jak ważna z perspektywy budowania pozytywnego doświadczenia pracownika jest transformacja cyfrowa. Jest to bardzo istotne, jeśli firma chce zatrudniać najlepszych. Co więcej, w dzisiejszym niestabilnym środowisku gospodarczym utrzymanie wysokiego poziomu konkurencyjności wymaga inteligentnych praktyk we wszystkich obszarach.
Gdzie jest prawdziwa wartość wdrożenia automatyzacji i elektronicznego obiegu faktur?
Możesz mieć dedykowany zespół, który zajmuje się tym procesem. Jego zadaniem jest zbieranie i wiązanie ze sobą dokumentów zakupowych i księgowych oraz przetwarzanie płatności. W niektórych organizacjach dokumenty te nadal funkcjonują w formie papierowej i są przechowywane na tacach bądź w przepełnionych szafkach na dokumenty.
Takie podejście nie zapewnia wglądu w to, co naprawdę dzieje się w organizacji pod kątem obsługi faktur kosztowych i może generować błędy. Jest czasochłonne i utrudnia analizowanie nie tylko efektywności samego procesu, ale również nie zapewnia dostępu do kluczowych danych.
Inwestycja w innowacyjny i bezpieczny system do elektronicznego obiegu faktur pozwoli znacznie zoptymalizować czas potrzebny na realizację zadań z tego obszaru. Kosztowne pomyłki, duplikaty faktur, zgubione dokumenty to sytuacje, których chce uniknąć każda firma. Zwłaszcza jeśli prowadzą do strat finansowych.
Korzyści z automatyzacji obejmują:
1. Pełną widoczność dla kadry kierowniczej
Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur rewolucjonizuje prognozowanie i raportowanie. Wszystkie dane są na wyciągnięcie ręki, a to znacznie ułatwia podejmowanie waznych decyzji biznesowych.
Bardzo ważne jest, by wprowadzone rozwiązanie było kompatybilne z systemami finansowo-księgowymi, z których już korzysta firma. Kolejnym aspektem jest dobre przeszkolenie zespołu. Dostawca systemu do elektronicznego obiegu dokumentów powinien oferować taką usługę.
2. Oszczędność kosztów
Inwestycja w zautomatyzowany system oznacza niższe koszty. W Ricoh odkryliśmy, że nasz system przyspiesza proces obsługi dokumentów nawet o 80%. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na celach strategicznych.
Będzie to stymulować ich rozwój i sprawi, że poczują, że naprawdę przyczyniają się do rozwoju organizacji.
3. Usprawnioną pracę hybrydowa
Załóżmy, że Twój zespół księgowy toczy przegraną bitwę z modelem pracy opartym na papierze. W takim przypadku bezpieczne rozwiązanie chmurowe od Ricoh może zapewnić elastyczność i ciągłość procesów, bez względu na to, gdzie znajdują się członkowie zespołu.
Jeśli system wykorzystuje technologię AI opartą na uczeniu maszynowym, może także automatyzować weryfikację danych oraz zatwierdzanie dokumentów, odciążając w ten sposób Twój zespół. Listy zadań, powiadomienia i kontrola wersji sprawiają, że proces jest szybszy i łatwiejszy do zarządzania z różnych lokalizacji, utrzymując cały zespół na bieżąco i na właściwej ścieżce.
Podsumowując
Automatyzacja procesów zarządzania zobowiązaniami to nie tylko sposób na usprawnienie operacji, ale także strategiczna konieczność dla organizacji. W miarę jak zarządzający poszukują sposobów na zwiększenie wartości z inwestycji w nowe technologie, skoncentrowanie się na kluczowych procesach może przynieść wymierne korzyści. Oprócz oszczędności czasu i redukcji błędów, wprowadzenie systemu do elektronicznego obiegu faktur zapewnia lepszy wgląd w przepływy gotówkowe w czasie rzeczywistym, wspiera podejmowanie decyzji i pozwala zespołowi skupić się na zadaniach o najwyższej wartości.
W czasach, gdy zwinność i precyzja są priorytetami, wdrożenie tej technologii pomaga organizacji zachować konkurencyjność i przygotować się na wyzwania przyszłości.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Ricoh może pomóc Twojej organizacji usprawnić proces obsługi zobowiązań?
Tim Stuart
CFO, Ricoh Europe
