Firmy zachęcają pracowników do powrotu do biura, ponieważ widzą korzyści płynące z osobistej współpracy. Trendy pokazują jednak, że 100% powrót do pracy stacjonarnej nie jest wyborem znacznej większości zatrudnionych. To naturalne, że wiele organizacji rozważa przeprowadzkę do mniejszej i lepiej zorganizowanej przestrzeni. Badania pokazują, że aż 70% firm w ciągu dwóch lat planuje zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię biurową.

Jak dobrze podjąć kluczowe decyzje dotyczące nowego biura? Kluczowe będzie podejście oparte na danych i konkretnych potrzebach. Dlaczego? Optymalna przestrzeń biurowa to nie tylko fizyczne miejsce, ale też spełnianie potrzeb pracowników.

Jak optymalizować przestrzenie biurowe:

1. Słuchaj uwag pracowników

Zbieraj informacje o tym, jak pracownicy korzystają z przestrzeni. Rozwiązania takie, jak aplikacja RICOH Spaces mogą pomóc. Dzięki temu dowiesz się, ile potrzebnych jest sal spotkań, ile osób w nich uczestniczy, o której i w jakie dni zajętych jest większość biurek. Na tej bazie możesz przeanalizować, które miejsca są najbardziej popularne, a które świecą pustkami.

2. Bądź elastyczny

Umożliwiaj pracownikom rezerwacje biurek, sal i miejsc parkingowych. To pozwala im planować pracę w biurze szybko i efektywnie. 

3. Wykorzystaj inteligentne technologie

Dobrze dobrane technologie wpływają pozytywnie na doświadczenia pracowników. Zapewnij im dostęp do tych narzędzi, które umożliwią im efektywną pracę, dostęp do danych oraz spotkania. Dla stworzenia optymalnych warunków do pracy pomocne będą również takie rozwiązania, jak czujniki temperatury, wilgotności powietrza czy poziomu tlenu. 

Tworzenie optymalnej przestrzeni

Optymalna przestrzeń biurowa to wynik współpracy między działami. Dane od pracowników powinny być udostępniane wszystkim działom, by stale poprawiać warunki pracy. Dzięki temu można stworzyć wyjątkowe miejsce pracy, które wspiera pracowników i cele środowiskowe.