Strona główna
Insights
Blog
Dlaczego Twoja firma potrzebuje profesjonalnego i biznesowego systemu do zarządzania dokumentami?

Dlaczego Twoja firma potrzebuje profesjonalnego i biznesowego systemu do zarządzania dokumentami?

image

Nowoczesny system do elektronicznego obiegu dokumentów to narzędzie, którym powinna dysponować każda firma.

Utrzymywanie fizycznego archiwum generuje dla firmy duże koszty, które na dodatek będą stale rosnąć. Do tego dochodzą kwestie związane z bezpieczeństwem składowanych tam dokumentów oraz zapewnienie ich dostępności. 
 
Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania firmy.
image

Utrzymywanie fizycznego archiwum jest kosztowne, a procesy, które opierają się na papierowych dokumentach nie są tak efektywne jak cyfrowe.

Co ciekawe, aż 95% danych jest nadal przechowywanych w papierowych wersjach dokumentów. To rodzi wiele wyzwań. 
W jaki sposób zadbać o bezpieczeństwo papierowych dokumentów? Jak chronić je przed zniszczeniem? Czy archiwum może znajdować się w budynku biurowym, czy lepiej by było w specjalistycznej lokalizacji? 
 
Fizyczne archiwum rodzi również problemy związane z dostępnością dokumentów. Szczególnie, gdy jest umiejscowione w specjalistycznym magazynie lub znaczna części pracowników pracuje w modelu zdalnym albo hybrydowym. 
 
Do tego dochodzi ryzyko zagubienia ważnych papierów. Szacuje się, że 7,5% papierowych dokumentów zostaje zawieruszonych. Ich utrata rodzi poważne konsekwencje. Z jednej strony trzeba poświęcić czas na ich odtworzenie i zdobycie podpisów. Z drugiej strony zachodzi niebezpieczeństwo, że ważne dane mogą trafić w niepowołane ręce. 
 
Szacuje się, że aż 40% naruszeń danych dotyczy papierowych dokumentów. Najczęściej dotyczą poniższych sytuacji: 
  • Zgubienie lub kradzież papierowego dokumentu (14%)
  • Papierowy dokument przesłany do niewłaściwego odbiorcy (19%)
  • Pozostawienie papierowego dokumentu w ogólnodostępnym miejscu (4%)
  • Nieodpowiednia utylizacja dokumentu (3%)
Praca zdalna i w modelu hybrydowym zmieniła podejście do papierowych dokumentów. Efektywna współpraca wymaga możliwości korzystania z cyfrowych wersji i zapewnienia bezpiecznego dostępu do kluczowych danych z każdego miejsca. Szczególnie, gdy na danym dokumencie pracuje grupa ludzi.                                                                                                                                                                     
Efektywne zarządzanie cyfrowymi dokumentami

Efektywne zarządzanie cyfrowymi dokumentami

W dużo lepszej sytuacji są firmy, które nie bazują jedynie na papierowym obiegu dokumentów. Ale tu też mogą pojawić się problemy. Sprawne korzystanie z cyfrowych dokumentów wymaga wdrożenia odpowiednich narzędzi. Tylko tak możemy mieć pewność, że udostępniamy je z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa oraz, że każdy pracuje na aktualnej wersji danego pliku. Wiele firm przechowuje swoje cyfrowe dokumenty na wewnętrznych serwerach lub w popularnych usługach chmurowych, takich jak: Google Drive czy Microsoft OneDrive. Te rozwiązania są oczywiście bardzo pomocne, ale firma nie powinna bazować wyłącznie na nich. Wielu z pracowników zapomina zapisać swoje dokumenty w wyznaczonych miejscach i zachowuje je na swoim dysku twardym w komputerze. To sprawia, że dany dokument nie jest dostępny dla innych i nie jest prawidłowo zarchiwizowany. To ma negatywny wpływ na efektywność pracy. Badania pokazują, że pracownik poświęca nawet 18 minut na szukanie dokumentu, który nie został dobrze zaindeksowany i zapisany w wyznaczonym folderze. Natomiast 4 na 5 pracowników jest zmuszonych do ponownego przygotowania dokumentu ponieważ nie jest w stanie znaleźć go w firmowej sieci.

Czy dana wersja dokumentu jest aktualna?

Inną ważna kwestią jest uniknięcie sytuacji, w której poszczególni pracownicy korzystają z innej wersji danego dokumentu oraz zapewnienie bezpiecznego zdalnego dostępu.
 
Bez wsparcia profesjonalnego oprogramowania do zarządzania dokumentami bardzo trudno zadbać o ich aktualność. Ten problem wskazywany jest przez 83% pracowników. Użytkownicy nie mają też pełnego dostępu do zmian wprowadzanych w danym dokumencie. 
 
Wprowadzanie zmian, które zostały już wcześniej zatwierdzone, konieczność upewnienia się, czy dana wersja dokumentu ma status finalny – to wszystko zabiera ceny czas i rodzi frustrację. Profesjonalny system do zarzadzania dokumentami gwarantuje, że wszyscy mają pełną wiedzę na temat cyklu życia danego dokumentu. 
 
Zdalny dostęp do dokumentów
 
81% pracowników deklaruje potrzebę zdalnego dostępu do dokumentów firmowych. Aby to zapewnić bez obniżania standardu ochrony danych, warto zainwestować w biznesowy system do zarządzania dokumentami.

Tylko w ten sposób zapewnisz swoim pracownikom dostęp do szeregu zaawansowanych funkcji, które znacznie usprawnią pracę na dokumentach, procesy związane z akceptacjami czy możliwość złożenia cyfrowego podpisu.  

Długofalowe korzyści

Według analiz IDC zwrot z inwestycji w profesjonalny system do zarządzania dokumentami po 5 latach wynosi aż 404%. Do tego należy doliczyć wyższy poziom ochrony kluczowych danych i lepszą kontrolę na tym, kto i w jaki sposób z nich korzysta.
Długofalowe korzyści

Zapraszamy do kontaktu

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami