Dlaczego warto odejść od tradycyjnego systemu rezerwacji na rzecz platformy Workplace Experience?

Po latach zmian w kulturze pracy i coraz mocniejszym naciskiem na work-life balance, pracownicy oczekują elastycznych, nowoczesnych i wygodnych środowisk pracy.

Organizacje muszą dostosować swoją strategię i technologię, wykraczając poza tradycyjne narzędzia. Dobry przykład stanowią tutaj rozwiązania Workplace Experience. Integracja rozwiązań w miejscu pracy wspiera komunikację, współpracę i poprawia samopoczucie pracowników. Efektem jest większa satysfakcja i produktywność zespołów.

W poniższym artykule wyjaśnimy, czym jest aplikacja Workplace Experience i w jaki sposób jest wykorzystywana przez organizacje. Zostaną również zaprezentowane przewagi platformy nad standardowymi systemami rezerwacji przestrzeni firmowych.

Czym jest platforma Workplace Experience?

Aplikacja Workplace Experience stanowi platformę zaprojektowaną specjalnie po to, by wspierać komfort pracowników i gości, gdy potrzebują odnaleźć się w biurze. Upraszcza szereg procesów związanych z środowiskiem pracy, pozwalając zaplanować sposób, w jaki będą pracować. Platforma Workplace Experience to także źródło wiedzy dla działów HR i zespołów IT, dzięki zaawansowanym informacjom na temat przestrzeni biurowej i funkcjonowania pracowników.

Jaka jest różnica między platformą Workplace Experience a systemem rezerwowania sal i biurek?

Systemy rezerwacji biurek i sal są przeznaczone do zarządzania przestrzeniami roboczymi w biurze. Ich główne funkcje obejmują wyświetlanie dostępności powierzchni w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi. Chociaż mogą one integrować się z kalendarzami i komunikatorami, ich możliwości są ograniczone.

Część systemów rezerwacji może oferować podstawową analizę, ale brakuje im zaawansowanych funkcji. Braki są szczególnie odczuwalne w przypadku analizy i zbierania wartościowych danych.

W przypadku platform Workplace Experience dane są na bieżąco analizowane, także w przypadku narzędzi innych dostawców. Holistyczne podejście sprawia, że platformy Workplace Experience o wiele skuteczniej wpływają na satysfakcję pracowników. Dodatkową zaletą jest możliwość lepszego dopasowania ich do potrzeb firmy.

Czego brakuje tradycyjnym systemom rezerwacji przestrzeni biurowej?

Jak zostało wspomniane wyżej, platformy Workplace Experience oferują rozbudowane rozwiązania, które przekraczają możliwości systemów bukowania przestrzeni biurowej. Jednak rozwiązania dostępne na rynku nie są sobie równe i oferują wiele różnych możliwości. Na co więc zwrócić uwagę?

Podobnie jak w przypadku standardowych systemów rezerwacji, aplikacja Workplace Experience umożliwia pracownikom rezerwację biurek i sal konferencyjnych za pośrednictwem jednej aplikacji. Często jednak umożliwia użytkownikom rezerwację także innych przestrzeni, takich jak miejsca parkingowe czy inteligentne szafy, pozwalając im na przygotowanie wszystkiego, co niezbędne w trakcie podróży do biura. Dzięki odpowiednim wdrożeniom użytkownicy mogą również uzyskać dostęp do dodatkowych udogodnień i usług, na przykład zamówienia cateringu.

Rozwiązania Workplace Experience pozwalają użytkownikom efektywnie planować swój dzień. Dzięki integracji z IoT ioraz innymi rozwiązaniami, takimi jak: interaktywne plany pięter, wayfinding lub panele Digital Signange, umożliwiają one użytkownikom sprawdzanie dostępności pomieszczeń na bieżąco. Ponadto, dostępne są informacje, kiedy współpracownicy są obecni w biurze i gdzie się znajdują. Pomaga to z łatwością poruszać się po biurze i skuteczniej planować pracę.

Platforma Workplace Experience gromadzi szczegółowe dane na temat wykorzystania przestrzeni i preferencji pracowników. Umożliwia to organizacji podejmowanie decyzji opartych na twardych danych. Wiedza ta przyda się w trakcie optymalizacji przestrzeni biurowej w celu obniżenia kosztów.

Dzięki integracji z czujnikami IoT, platforma Workplace Experience może również gromadzić dane na temat jakości powietrza i poziomów obłożenia. Umożliwia to organizacjom śledzenie zużycia energii i śladu węglowego. Posiadając tę wiedzę, firmy mogą wdrożyć środki mające na celu stworzenie bardziej zrównoważonego i komfortowego miejsca pracy.

Tego typu rozwiązania mogą zostać połączone z najpopularnymi narzędziami, czujnikami, dodatkowym oprogramowaniem i technologią sprzętową. Możliwa jest również integracja z innymi systemami, takimi jak oprogramowanie HR, umożliwiając pełny wgląd w dane. Integracje te pozwalają organizacjom urzeczywistnić obraną strategię HR.

Czemu firmy decydują się na platformy Workplace Experience?

Według najnowszego badania Ricoh przeprowadzonego we współpracy z Centre for Economic Research, co trzeci pracownik narzeka, że brak odpowiedniej technologii ogranicza jego produktywność. 70 proc. stwierdziło, że nie mają zapewnionych odpowiednich rozwiązań do współpracy. Pracownicy potrzebują zapewnienia odpowiedniego środowiska pracy, aby mogli dobrze wykonywać swoje zadania. Jednakże firmy rzadko spełniają te potrzeby, co prowadzi do frustracji i odejść z pracy .

70% pracowników wskazywało, że brakuje im w pracy technologii, która pozwalałaby na komfortową współpracę*

Platformy wspomagają firmy w zrealizowaniu oczekiwań pracowników w zakresie oferowanych rozwiązań. Do kluczowych potrzeb należą:

Umożliwienie komfortowej współpracy i planowania. Prowadzi to do poprawy doświadczeń, a co za tym idzie - zmniejsza rotację pracowników

Zrealizuj cele biznesowe organizacji, w tym stwórz i optymalizuj środowisko pracy, w celu zwiększenia zaangażowania i produktywności pracowników. Dodatkowym plusem jest optymalizacja przestrzeni biurowych, co pozwala ograniczyć koszty.

Śledź zużycie energii w biurze i podejmuj świadome decyzje mające na celu stworzenie gospodarki o obiegu zamkniętym.

A group of graphic people with one pink and one black

Spośród pracowników, którzy rozważają odejście z pracy w ciągu najbliższych 12 miesięcy, co trzeci przyznał, że zastanowiłby się nad zmianą decyzji, gdyby miał bardziej elastyczne warunki pracy*.

*Badanie Ricoh Europe 2024 dotyczące satysfakcji z pracy

Co dalej?

Przeczytaj nasz Poradnik wyboru platformy Workplace Experience, aby dowiedzieć się więcej i uzyskać przydatne informacje, które pomogą Ci wybrać odpowiednie rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Przeczytaj poradnik