Automatyzacja procesów obsługi dokumentów pracowniczych za pomocą eTeczki

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesowym, gdzie czas jest cennym zasobem, przedsiębiorstwa szukają coraz skuteczniejszych sposobów optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Jednym z kluczowych obszarów, który wymaga uwagi i doskonalenia, jest obsługa dokumentacji pracowniczej. Zarządzanie dokumentami takimi jak umowy, CV, raporty czy oceny pracownicze, może być czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza w przypadku tradycyjnych metod archiwizacji papierowej dokumentacji lub nieefektywnych systemów elektronicznych. 

W odpowiedzi na te wyzwania, coraz więcej firm zwraca się ku rozwiązaniom opartym na automatyzacji, aby usprawnić zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Jednym z najbardziej zaawansowanych narzędzi w tym obszarze jest system DocuWare, który oferuje kompleksowe rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami, włączając w to obsługę dokumentacji pracowniczej. 

W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej roli, jaką odgrywa automatyzacja procesów obsługi dokumentacji pracowniczej z wykorzystaniem platformy DocuWare. 

Cyfryzacja dokumentów w liczbach – dlaczego warto?

Coraz więcej organizacji dostrzega korzyści z cyfryzacji procesów HR. Badanie przeprowadzone przez McKinsey pokazuje, że digitalizacja procesów operacyjnych może zwiększyć efektywność pracy nawet o 20-25% w ciągu pierwszego roku po wdrożeniu nowych rozwiązań. W przypadku dokumentów HR digitalizacja ma szczególne znaczenie: według danych Aberdeen Group, firmy korzystające z cyfrowych rozwiązań do zarządzania dokumentacją pracowniczą osiągają o 17% wyższy poziom produktywności w działach HR niż te, które polegają na dokumentacji papierowej.

Ogranicz liczbę zadań wprowadzanych ręcznie i zmniejsz ryzyko pomyłek 

W tradycyjnym podejściu do zarządzania dokumentami pracowniczymi wiele zadań, takich jak wprowadzanie danych, archiwizacja dokumentów, czy ich przekazywanie do kolejnych działów, wymaga ręcznej pracy. Wiąże się to nie tylko z wysokim nakładem czasowym, ale również z ryzykiem pomyłek – każda zmiana w dokumentach czy drobna nieścisłość może prowadzić do błędów, które wpływają na dalsze procesy. Z danych Forrester wynika, że automatyzacja zadań w działach HR redukuje liczbę błędów aż o 30-40%, co bezpośrednio przekłada się na oszczędność czasu i zasobów potrzebnych na korekty oraz dodatkowe weryfikacje.

System DocuWare automatyzuje wiele czynności związanych z obsługa dokumentacji pracowniczej. Wśród nich są m.in. automatyzacja odczytywania danych z wprowadzanych do eTeczek dokumentów poprzez automatyczne porządkowanie dokumentów w indywidualnych eTeczkach pracowniczych, automatyczną wymianę danych z innymi systemami, monitorowanie terminów, kompletności dokumentacji aż po automatyzację wskazanych procesów dokumentowych w Dziale HR. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na poprawianie błędów i ręczne administrowanie dokumentacją.

Automatyzacja procesów dokumentowych w Dziale HR 

System DocuWare daje możliwość skonfigurowania wielu zindywidualizowanych procesów dokumentowych, wspierających pracę Działów HR. Procesy takie są tworzone zgodnie z indywidualnymi wymaganiami danej firmy i mogą obejmować takie obszary jak np. proces rekrutacji, onboarding nowych pracowników, obsługa zapytań kierowanych do Działu HR, zbieranie opinii, przeprowadzanie ankiet, zbieranie zgód od pracowników, obsługa wniosków urlopowych, automatyzacja generowania dokumentów związanych z cyklem zatrudnienia pracownika. 

Automatyzacja procesów dokumentowych w HR rozwiązuje szereg problemów związanych z efektywnością, dokładnością, zgodnością z przepisami i satysfakcją zespołu, przyczyniając się do lepszego funkcjonowania całej organizacji.

Automatyzacja przygotowania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników 

System DocuWare umożliwia uruchomienie procesu automatycznego generowania zestawu dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika. Na podstawie danych pracownika oraz jego zatrudnieniu, system automatycznie generuje potrzebne dokumenty, znacząco skracając czas potrzebny na obsługę tego typu dokumentacji. 

Przenieś dane pracownicze do świata cyfrowego 

Automatyzacja procesów obsługi dokumentacji pracowniczej za pomocą systemu DocuWare to krok w kierunku efektywniejszego zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest nie tylko usprawnienie codziennych operacji związanych z dokumentacją pracowniczą, ale także poprawa wydajności, bezpieczeństwa i dostępności danych. 

DocuWare pozwala firmom na redukcję czasu potrzebnego do przetwarzania dokumentów, eliminację błędów ludzkich oraz optymalizację przepływu informacji między działami. To nie tylko inwestycja w technologię, ale również w skuteczność i konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku. 

Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na temat możliwości, jakie daje automatyzacja procesów obsługi dokumentacji pracowniczej przez system DocuWare, oraz odkryć, jak można dostosować to rozwiązanie do potrzeb Twojej firmy, skontaktuj się z naszym specjalistą. Wypełnij formularz kontaktowy lub umów się na bezpośrednią rozmowę, a nasi eksperci chętnie udzielą Ci wszelkich niezbędnych informacji i wsparcia.