Jeśli przeliczymy koszt każdej godziny pracy, która jest marnowana na ręczne procesy, otrzymamy niemałą sumę. To ogromne marnotrawstwo, ponieważ wiele z tych działań można w bardzo prosty sposób zautomatyzować. Efektywny system do elektronicznego obiegu faktur, taki jak np. DocuWare, zapewnia szybki dostęp do ich statusu, może posłużyć do generowania raportów, przyczynia się do lepszego ustrukturyzowania danych i przyspiesza wyszukiwanie dokumentów. 

 

Dane z faktur są automatycznie pobierane przez DocuWare i zapisywane w cyfrowym archiwum. Po wprowadzeniu faktury ta automatycznie jest przekazywana do osób odpowiedzialnych za jej zatwierdzenie. System na każdym etapie procesu monitoruje jego terminowość.

Manualne procesy są niedoskonałe i mogą przyczyniać się do powstawania błędów. Ich usuwanie to czasochłonny i kosztowny proces. Faktury gubią się, nie trafiają do zaksięgowania. Trudno jest je znaleźć i precyzyjnie określić, na którym etapie całego procesu pojawił się problem. 

 

System do elektronicznego obiegu faktur automatycznie wychwytuje wiele błędów i alarmuje o nieścisłościach. To pozwala na skorygowanie nieprawidłowości już na wczesnym etapie.  Cyfrowe archiwum umożliwia natomiast szybkie wyszukanie konkretnej faktury i wszystkich dotyczących jej dokumentów. Kolejną ważną kwestią jest to, że DocuWare daje też szybki wgląd w status konkretnej faktury. Pozwala szybko sprawdzić, kiedy została zarejestrowana, na którym etapie akceptacji się znajduje.

Wszystkie dane zapisane w systemie DocuWare są przechowywane w bezpiecznym cyfrowym archiwum. To pozwala na bardzo precyzyjną kontrolę tego, kto i kiedy ma dostęp do konkretnych dokumentów i faktur. W systemie można określić poszczególne poziomy dostępu, niepowołana osoba nie może przeglądać plików, które nie są dla niej przeznaczone. 

 

W systemie zawsze znajduje się aktualna i finalna wersja dokumentu, która odzwierciedla uwagi wprowadzone przez wszystkich uprawnionych użytkowników.