6 powodów, dla których warto rozważyć wprowadzenie automatyzacji i elektronicznego obiegu faktur już teraz
W wielu firmach nadal dane z faktur są wpisywane są ręcznie, a proces akceptacji prowadzony jest mailowo lub podpisy i adnotacje zbierane są na papierowych wersjach dokumentów. Pochłania to mnóstwo czasu, jest nieefektywne i zwiększa liczbę błędów. Nadszedł czas, aby zastanowić się, w jaki sposób wprowadzenie automatyzacji i elektronicznego obiegu może zoptymalizować i przyspieszyć te procesy.
W tym artykule blogowym przedstawiam sześć kluczowych argumentów, dlaczego Twoja firma powinna rozważyć inwestycję w system taki, jak DocuWare.
Czym jest automatyzacja zobowiązań?
Automatyzacja zobowiązań odnosi się do wykorzystania technologii w celu usprawnienia i digitalizacji całego procesu zarządzania, akceptacji i przekazania faktur kosztowych do płatności. Dzięki automatyzacji zadań, takich jak wprowadzanie danych, wiązanie, dekretacja i zatwierdzanie faktur, organizacje mogą zwiększyć dokładność i zapewnić terminowe przetwarzanie dokumentów. Ważne jest, aby rozwiązanie do automatyzacji było kompatybilne z funkcjonującym w firmie systemem finansowo-księgowym.
Według badania Ricoh, 27% dyrektorów finansowych twierdzi, że niewystarczające inwestycje w automatyzację, które sprawiają, że pracownicy grzęzną w wykonywanych manualnie zadaniach administracyjnych, są głównym czynnikiem wpływającym negatywnie na ich produktywność.
Jakie są kluczowe korzyści automatyzacji?
1. Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
Redukcja ręcznej interwencji oznacza mniej błędów, e-maili i telefonów. Skutkuje to oszczędnością czasu nawet do 95%.
2. Znaczne obniżenie kosztów
Automatyzacja obsługi zobowiązań to nie tylko oszczędność czasu. To też znaczna redukcja kosztów i poprawa wydajności operacyjnej, które mogą zapewnić zwrot z inwestycji w ciągu kilku miesięcy. Oszczędności wynikające z przejścia na zautomatyzowany proces mogą sięgać nawet 80%, umożliwiając organizacjom przeznaczenie tych środków na inne obszary.
3. Zgodność z przepisami
Zastąpienie manualnych operacji automatyzacją znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo oszustwa, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych i regulacjami finansowymi. Zautomatyzowane systemy zapewniają bezpieczne, identyfikowalne ścieżki audytu, minimalizując błędy ludzkie i ryzyko niezgodności.
4. Skalowalność
Potencjał skalowania jest nieograniczony i wiąże się z minimalnymi kosztami, a ponadto pozwala uniknąć finansowych konsekwencji związanych z zatrudnianiem, szkoleniem lub zwolnieniami.
5. Skuteczne zarządzanie środkami pieniężnymi
Automatyzacja zapewnia dokładne i aktualne dane poprzez digitalizację faktur i jednoczesną aktualizację rejestrów, budżetów i prognoz. Prowadzi to do bardziej precyzyjnego zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiając organizacjom poznanie dokładnej pozycji gotówkowej, zaległych zobowiązań i odkrywanie nowych możliwości finansowych.
6. Poprawa relacji z dostawcami
Automatyzacja zwiększa zadowolenie dostawców, zapewniając terminowe i dokładne płatności oraz wspierając długoterminowe zaufanie i współpracę.
Wszystko to stanowi znaczącą przewagę nad czasochłonnymi i nieporęcznymi systemami, które wiele firm tradycyjnie stosowało.
Podczas gdy korzyści płynące z automatyzacji zobowiązań są oczywiste, wybór odpowiedniego partnera jest kluczem do zapewnienia, że korzyści te zostaną w pełni zrealizowane.
Kluczowe pytania, które należy zadać, rozważając wybór dostawców rozwiązań do automatyzacji i elektronicznego obiegu faktur
Na rynku dostępnych jest wiele systemów, które pozwalają na wprowadzenie automatyzacji i elektronicznego obiegu dokumentów. Kim jednak są firmy stojące za tymi rozwiązaniami? Zawsze warto sięgnąć nieco głębiej, aby ustalić odpowiedzi na szereg ważnych pytań.
- Czy rozwiązanie oferowane przez dostawcę spełnia Twoje potrzeby? Ważne jest, aby ocenić, czy rozwiązanie rzeczywiście jest zgodne z konkretnymi wymaganiami. Weź pod uwagę sposób działania rozwiązania, łatwość obsługi i to, czy płynnie integruje się ono z systemami, z których korzysta Twoja firma. Oceń wskaźniki wydajności i zrealizowane dotąd wdrożenia. Wsparcie oferowane na początku współpracy pomoże również określić, w jaki sposób będzie ona przebiegała na dalszych etapach.
- Jaka jest historia i doświadczenie danej firmy? Znalezienie doświadczonego partnera ma kluczowe znaczenie dla szybkiego i udanego wdrożenia. Potrzebujesz dostawcy, który nie tylko twierdzi, że rozumie Twoje potrzeby biznesowe, ale pokazał, że potrafi je zaspokoić u innych klientów. Udokumentowane doświadczenie w zakresie obsługi działów finansowo-księgowych powinno być kluczowym wymogiem.
- Jakie możliwości ma dostawca w zakresie wsparcia i szkoleń? Będzie to ważne zarówno na początkowych etapach określania zakresu i wdrażania, jak i w trakcie korzystania z systemu. Doświadczony partner powinien oferować szkolenia z obsługi rozwiązania, które trzeba wdrożyć.
Czy Twoja firma chce wprowadzić automatyzację i wdrożyć system do elektronicznego obiegu faktur?
Dowiedz się więcej o tym, jak rozwiązania Ricoh mogą zoptymalizować wprowadzanie, przetwarzanie i archiwizowanie faktur. Zapewnij swojemu zespołowi dostęp do najlepszych narzędzi.
Chcesz zrozumieć, jak działa elektroniczny obieg faktur i dlaczego warto postawić na automatyzację?
Pobierz nasz eBook i dowiedz się, jak zmniejszyć liczbę zadań wykonywanych ręcznie, poprawić dokładność i usprawnić procesy obsługi faktur i powiązanych dokumentów dzięki automatyzacji.
Jason Spry
Process Automation Portfolio Lead
Bądźmy w kontakcie
Porozmawiaj z ekspertem Ricoh
Zmień swoje miejsce pracy dzięki rozwiązaniom biznesowym Ricoh. Zwiększ wydajność, zmniejsz koszty i przyspiesz swoją podróż w kierunku cyfrowej transformacji.
Skontaktuj się z nami