Strona główna
Insights (NEW)
Blogs
kluczowe korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Dział finansowy – 3 kluczowe korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

image

Elektroniczny obieg dokumentów i faktur - rozwiązanie dla działu finansowo-księgowego

Dział finansowy na co dzień pracuje z ogromną liczbą danych i dokumentów o krytycznym znaczeniu. Co więcej, procesy księgowe oraz rozliczeniowe są kluczowe dla dobrego funkcjonowania firmy. Faktury, rachunki, dowody dostawy, umowy…. To bardzo dużo informacji zgromadzonych często na papierowych dokumentach, które trzeba ręcznie przeprocesować, posortować i wprowadzić do różnych systemów.  
 
W jaki sposób można te wszystkie procesy zoptymalizować i ułatwić codzienną pracę pracowników działu finansowego? Odpowiedzią jest wprowadzenie elektronicznego systemu do obiegu dokumentów.
 
Dlaczego? Poniżej prezentujemy trzy kluczowe korzyści płynące z wprowadzenia takiego narzędzia.

1. Zautomatyzowane wprowadzanie i indeksowanie dokumentów

Sprawne przeprocesowanie faktury wymaga szybkiego dostępu do wszystkich powiązanych z daną sprawą dokumentów. System do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na zautomatyzowanie ich wprowadzania i indeksowania, dzięki temu można je szybko wyszukać i sprawdzić potrzebne dane. 
 
Na przykład dział księgowy procesuje dziennie 100 papierowych faktur, które są następnie przekazywane do archiwum. Gdy po jakimś czasie okaże się, że którąś z nich należy odszukać, trzeba udać się osobiście do archiwum. Szacuje się, że ręczna obsługa takiej liczby papierowych dokumentów to ok. 6 godzin pracy dziennie.  
 
System do elektronicznego obiegu dokumentów może znacznie przyspieszyć ten proces i zminimalizować czasochłonne, manualne procesy. 

2. Optymalizacja procesu akceptacji

System do zarządzania dokumentami pozwala również na usprawnienie procesów związanych z akceptacjami. Można w nim zaplanować dokładny obieg np. danej faktury, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za jej zatwierdzenie. Co ważne, każdy z użytkowników ma zdalny dostęp do systemu, dzięki czemu nie musi być fizycznie w biurze, aby potwierdzić, że dana faktura nie zawiera błędów i jest zgodna z zamówieniem i ustaleniami. Może też szybko porównać dane z tymi pochodzącymi z innych powiązanych dokumentów zgromadzonych w systemie np. umowami, korespondencją e-mail. 
 
Gdy wyznaczona na ścieżce akceptacji dokumentu osoba jest nieobecna, w systemie można bardzo szybko wyznaczyć zastępstwo. Jeśli ktoś przekracza czas wyznaczony na przeprowadzenie działania na dokumencie, wtedy system wysyła automatyczne przypomnienie o konieczności podjęcia działania lub eskaluje ją do przełożonego.

3. Szybszy dostęp do danych

Szacuje się, że 10% faktur, które są procesowane, wymaga dodatkowych ustaleń. Jeśli wszystkie dane są archiwizowane jako papierowe dokumenty, to wyszukanie potrzebnych danych i wyjaśnienie niejasności może zająć 15-20 minut. 
 
Gdy dokumenty są zgromadzone w elektronicznym systemie, to dotarcie do wszystkich potrzebnych informacji zajmie znacznie mniej czasu. To przekłada się nie tylko na wyższy poziom obsługi Klientów i Partnerów biznesowych, ale również podnosi komfort pracy dla osób zatrudnionych w dziale finansowym.

Odkryj nasze rozwiązania w zakresie zarządzania procesami biznesowymi

Optymalizujemy procesy biznesowe, aby umożliwić pracownikom osiąganie lepszych wyników. Dostarczamy technologię, wiedzę i wsparcie w celu usprawnienia i uproszczenia procesów w całej firmie.
Dowiedz się więcej
Discover our Business Process Management Solutions

Zapraszamy do kontaktu

Porozmawiaj z ekspertem Ricoh

Skontaktuj się z jednym z naszych konsultantów i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.

Skontaktuj się z nami