Nowoczesne zarządzanie dokumentami kadrowymi
PROWADZENIE AKT PRACOWNICZYCH W FORMIE CYFROWEJ
Nowy wymiar obsługi dokumentów
Jednym z głównych wyzwań, przed którymi stają obecnie specjaliści HR, jest skuteczne przechowywanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Tradycyjne metody oparte na papierze często prowadzą do zagubienia lub uszkodzenia ważnych dokumentów, co może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i organizacyjnymi. Ponadto, ręczne archiwizowanie danych wymaga poświęcenia wiele czasu i przygotowania odpowiednio dużej przestrzeni, co ogranicza efektywność działów HR.
W erze cyfrowej, w której każdy aspekt życia codziennego ulega digitalizacji, tradycyjne procedury biurowe i fizyczne zarządzanie dokumentami przekształcają się w bardziej efektywne i intuicyjne rozwiązania online. Wśród nich kluczową rolę odgrywa elektroniczna teczka pracownicza – innowacyjne narzędzie, które rewolucjonizuje sposób, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają danymi pracowników.
Platforma DocuWare pomaga rozwiązać te problemy, zapewniając bezpieczne, zorganizowane i łatwo dostępne miejsce przechowywania dokumentów.
E-teczka w DocuWare - pełna zgodność z przepisami
W systemie DocuWare wszystkie cyfrowe dokumenty są zapisane oraz uporządkowane według wymagań określonych w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, wraz z późniejszymi zmianami.
Dzięki precyzyjnie zaprojektowanym funkcjom, dokumenty są przechowywane w odpowiednich kategoriach, zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi okresów przechowywania oraz zasad ich dostępu. System automatycznie zarządza również terminami przechowywania, zapewniając, że dokumenty są usuwane lub archiwizowane zgodnie z przepisami.
DocuWare jest zaprojektowany zgodnie z międzynarodowymi normami dotyczącymi zarządzania dokumentacją, takimi jak ISO 9001 oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak RODO. Pomaga to firmom w utrzymaniu zgodności z wymogami dotyczącymi jakości oraz bezpieczeństwa informacji.
Poprzez te mechanizmy DocuWare wspiera organizacje w zachowaniu pełnej zgodności z przepisami prawnymi, minimalizując ryzyko kar oraz usprawniając zarządzanie dokumentacją pracowniczą.
Usprawnij codzienną pracę działu HR
DocuWare może służyć również za cyfrowe archiwum dokumentów pracowniczych. System samodzielnie porządkuje wprowadzane dokumenty w teczkach, chroniąc je przed błędną lokalizacją. Istnieje także możliwość skonfigurowania firmowej e-teczki zgodnie z zapotrzebowaniem i dodanie folderów przeznaczonych np. na dokumenty związane z PPK, uprawnieniami pracowników, ewidencją czasu pracy itp.
Platforma umożliwia także przygotowanie elektronicznych formularzy, które usprawniają procesy związane z przygotowywaniem dokumentów dla nowych pracowników i aktualizacją danych obecnych. Formularz jest wysyłany jako link i może być wypełniony w dogodnej dla użytkownika chwili. Na podstawie przesłanych danych system automatycznie generuje potrzebne dokumenty.
Formularze mogą być wykorzystywane także w bieżącej obsłudze innych procesów HR, np. wniosek urlopowy, rozliczenie zaliczki lub delegacji.
Automatyzacja procesu zarządzania wnioskami urlopowymi jest stosunkowo prosta do wdrożenia, jednak wyzwania pojawiają się, gdy organizacja dotąd opierała się na tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów. Jednym z głównych problemów jest opóźnienie w obiegu wniosków – pracownicy działu HR często nie otrzymują wypełnionych i zatwierdzonych przez przełożonych dokumentów na czas. W rezultacie proces, który mógłby być efektywny i szybki, staje się skomplikowany i czasochłonny.
W przypadku zwykłych wniosków urlopowych sprawa jest prostsza – wystarczy wprowadzić dane do systemu, który automatycznie odejmuje dni urlopowe z dostępnej puli pracownika. Jednak bardziej złożone typy wniosków, takie jak:
- Urlop macierzyński, ojcowski lub rodzicielski,
- Urlop wychowawczy,
- Urlop bezpłatny,
- Urlopy związane z chorobą (np. L4),
to zadania, które mogą być szczególnie problematyczne, gdy opierają się na tradycyjnych, papierowych procesach. Automatyzacja w systemie DocuWare umożliwia łatwe przesyłanie i przetwarzanie wniosków w wersji elektronicznej. Są one przesyłane do działu HR natychmiast po wypełnieniu, co eliminuje opóźnienia i umożliwia sprawniejsze zarządzanie różnymi typami urlopów, bez ryzyka zagubienia dokumentów czy popełnienia błędów.
Przeniesienie obsługi dokumentów i wniosków pracowniczych do platformy DocuWare znacząco odciąża członków działów HR, pozwalając im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, a nie na rutynowych czynnościach administracyjnych.
Integracja z e-podpisem
DocuWare pozwala na zintegrowanie wszystkich rodzajów podpisu elektronicznego z istniejącymi lub planowanymi obiegami dokumentów. Dzięki temu pozwala na usprawnienie wielu procesów związanych z poświadczaniem i archiwizacją dokumentów kadrowych, szczególnie, że nie wszystkie z nich wymagają użycia podpisu kwalifikowanego.
Co ważne, dzięki integracji e-teczki z wybranym podpisem elektronicznym dokumenty mogą być podpisywane podpisem zaawansowanym lub podpisem rozszerzonym przez osoby, które na co dzień z takiego podpisu nie korzystają.
DocuWare pozwala na zautomatyzowanie całego procesu podpisywania dokumentów. Dokumenty mogą być automatycznie przesyłane do odpowiednich osób w celu podpisania, a po uzyskaniu podpisu, mogą być automatycznie archiwizowane w odpowiednich folderach lub przekazywane do dalszej obróbki. Umożliwia to szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami wymagającymi podpisu.
System rejestruje szczegóły dotyczące podpisywania dokumentów, w tym daty, godziny oraz tożsamość osób podpisujących. Dodatkowo, dokumenty podpisane elektronicznie są chronione przed modyfikacjami, co gwarantuje ich integralność i autentyczność.
Integracja DocuWare z elektronicznym podpisem umożliwia organizacjom efektywne, bezpieczne i zgodne z przepisami zarządzanie procesami podpisywania dokumentów, co przyczynia się do zwiększenia wydajności i redukcji kosztów operacyjnych.
Czy chcesz dowiedzieć się więcej?
Poznaj możliwości oferowane przez DocuWare
Opowiedz nam o wyzwaniach, z którymi w obszarze obsługi faktur musi radzić sobie Twoja firma. Zaproponujemy optymalne rozwiązanie.
Umów się na prezentację DocuWare