Elektroniczny obieg dokumentów - od czego zacząć?

Każda firma, która decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów zastanawia się na początku - od czego zacząć? Bardzo ważne jest znalezienie takiego partnera technologicznego, który będzie umiał odpowiednio zaplanować, dostosować do konkretnych potrzeb i przeprowadzić wdrożenie. Ponadto dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów zmniejszą się koszty związane z utrzymywaniem tradycyjnej dokumentacji. Zapoznajcie się z naszym artykułem, by dowiedzieć się od czego zacząć cyfryzację firmy.

Zarządzanie procesami w firmie

Liczba procesów realizowanych w  firmie stale wzrasta. Aby usprawnić system pracy, warto sięgnąć oprogramowania workflow, które wspomagają pracę w zespole oraz ułatwiają przepływ informacji. Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów? Dzięki niemu praca jest bardziej efektywna i przebiega o wiele sprawniej.

Cyfryzacja firmy - od czego zacząć?

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i od czego zacząć? Zanim firma podejmie taką decyzję, zespół powinien dokonać analizy procesów biznesowych organizacji. Umożliwi to poznanie sposobu oraz czasu realizacji różnych działań, a także stworzenie planu na to, jak je zoptymalizować. Należy zastanowić się nie tylko nad obecnymi działaniami, ale również przyszłością firmy. Wybierając partnera, który pomoże nam wdrożyć EOD, pamiętajmy o tym, że nowe rozwiązania powinny być funkcjonalne i sprawnie oraz płynnie działać.

Elektroniczny obieg dokumentówpowinien być wprowadzany stopniowo. Dobrze, by pracownicy mieli czas na zapoznanie się z nowymi rozwiązaniami i ich wpływem na codzienną pracę. Muszą rozumieć, że zmiany mają ułatwić ich pracę i zwiększyć jej komfort. W takim modelu współpracuje z klientami Ricoh, który oferuje kompleksowe usługi z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki EOD i cyfryzacji Twoja firma będzie funkcjonować dużo sprawniej.

Elektroniczny Obieg faktur

Jednym z modułów, które wprowadzane są firmach jako pierwsze jest elektroniczny obieg faktur.  Ten pozwala wyeliminować czasochłonne procesy związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Oprogramowanie DocuWare umożliwia sprawne zapisywanie dokumentów pochodzących z różnych źródeł np. poczty e-mail, folderów. Papierowy dokument można również przesłać do systemu bezpośrednio po zeskanowaniu na urządzeniu drukującym.  DocuWare rozpoznaje metadane, na podstawie których indeksuje konkretny dokument. Dzięki inteligentnej indeksacji łatwo umieścić dokument w odpowiednim miejscu, a potem wyszukać np. wszystkie faktury, umowy i maile powiązane z danym projektem. Gwarantuje również w pełni zautomatyzowany obieg dokumentów.

Bardzo ważnym aspektem jest bezpieczeństwo informacji, dzięki DocuWare dane są przechowywanie w bezpiecznym cyfrowym archiwum. Pracownicy mogą w nich szybko i sprawnie wyszukać potrzebny dokument. To udogodnienia, które znacznie usprawniają procesy także dla Księgowości i Finansów.

E-teczka

Oprogramowanie DocuWare ułatwia również funkcjonowanie Działu HR. Zapewnia bezpieczeństwo oraz uproszczenie procesów związanych z zarządzaniem kandydatami, umowami oraz ocenami okresowymi. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej pozwala na zdecydowanie lepszą kontrolę nad integralnością i kompletnością danych oraz zachowanie zgodności z przepisami.

Dokumenty umieszczone są w bezpiecznej chmurze, mamy więc do nich dostęp z każdego miejsca. System pozwala  na wyszukiwanie w treści dokumentów, a tym samym ułatwia i przyspiesza dotarcie do potrzebnych informacji. Dodatkowym wsparciem jest możliwość wprowadzenia automatycznej kontroli terminów np. potrzebnych badań. Natomiast z perspektywy ochrony danych i zapewnienia zgodności z przepisami, ważne jest również to, że system odnotowuje, kto i kiedy miał do nich dostęp.

Zastanawiając się nad tym, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie, warto przeanalizować jej potrzeby oraz zdecydować się na usługi profesjonalnego usługodawcy. Stopniowe wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów z pewnością przyniesie wiele korzyści, co zapewni firmie zrównoważony rozwój. EOD pozwala na oszczędność czasu, kosztów oraz ułatwia funkcjonowanie firmy. Stanowi również duże udogodnienie dla pracowników.